Der größte Teil der vorbereitenden Arbeit rund um eine periodische Managementbesprechung lässt sich mit KI unterstützen, jedoch nicht ohne menschliches Auge darauf. Agenda erstellen, Unterlagen sammeln und Teilnehmer informieren sind drei Teilaufgaben mit unterschiedlichem Charakter, und diese Unterschiede bestimmen zusammen die Antwort. Es ist keine Aufgabe, die KI stillschweigend übernimmt, und auch keine Aufgabe, die vollständig außen vor bleibt: Es ist eine Aufgabe, bei der ein Agent die Arbeit erledigt und ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es die Tür verlässt.
Strukturiertheit (3): eine periodische Besprechung hat meist einen festen Aufbau — vorherige Aktionspunkte, feste Tagesordnungspunkte, Raum für Ad-hoc-Themen. Diese erkennbare Struktur macht den Prozess teilweise automatisierbar. Aber die Ausgestaltung unterscheidet sich jedes Mal: welche Unterlagen relevant sind, welches Thema Vorrang erhält, lässt sich nicht in eine Vorlage fassen. Daher eine mittlere Bewertung, keine hohe.
Beurteilungsspielraum (3): jemand muss beurteilen, ob ein Diskussionsdokument reif für die Agenda ist, ob ein Thema besser verschoben wird oder welcher Teilnehmer welche Information benötigt. Ein KI-System kann diese Abwägung vorbereiten — eine Agenda im Entwurf, eine Auswahl von Dokumenten — aber die Entscheidung bleibt bei einem Menschen. Das ist genau das Muster von Aufsicht mit Begründung für Zustimmung oder Ablehnung, nicht von vollständiger Übernahme.
Volumen (4): dies ist Arbeit, die sich jede Woche oder jeden Monat wiederholt, mit größtenteils denselben Schritten: Ordner durchsuchen, Teilnehmerlisten prüfen, Erinnerungen versenden. Hohes Volumen, wiederholtes Muster — genau dort schafft ein KI-Agent Zeit frei, weil sich die Kosten für den Aufbau dieser Unterstützung über viele Wiederholungen amortisieren.
Die übrigen Achsen bestätigen das Bild, ohne es zu verändern. Kundenkontakt (5) und physische Anwesenheit (5) spielen kaum eine Rolle — dies ist interne, digitale Arbeit, was die Automatisierung erleichtert. Kreativität (2) ist wenig erforderlich: es geht um Ordnen, nicht um das Entwickeln neuer Ideen. Fehlerkosten (4) und Compliance (4) liegen relativ günstig: ein falsch angesetzter Punkt ist unangenehm, aber selten schädlich, und es gelten keine strengen gesetzlichen Anforderungen an die Erstellung einer Agenda. Das begrenzt das Risiko eines Fehlers, was Raum für einen automatisierten Vorlauf mit anschließender menschlicher Kontrolle schafft.
Ein Agent mit Zugang zum Dokumentenmanagementsystem und zum Terminplanungstool erstellt einen Agenda-Entwurf anhand der Aktionspunkte der vorherigen Sitzung, sammelt die zugehörigen Unterlagen aus der Ordnerstruktur und versendet eine Einladung mit Anhängen an die Teilnehmer. Der Manager oder Office Manager prüft den Agenda-Entwurf, verschiebt ein Thema, fügt ein Dokument hinzu, das der Agent nicht finden konnte, und genehmigt die Einladung, bevor sie versendet wird. Der Agent erledigt die Recherchearbeit; der Mensch trifft die Abwägung.
Bei einem Unternehmen ohne feste Agendastruktur — bei dem jede Besprechung neu erfunden wird — sinkt die Strukturiertheit und damit die Eignung für Automatisierung. Bei einem Unternehmen, bei dem die Managementbesprechung vor allem strategische Kurswechsel behandelt, liegt der Beurteilungsspielraum höher, und die Vorbereitung bleibt größtenteils Menschenarbeit, auch wenn ein Agent noch Dokumente sammeln kann. Und ohne Zugang zu einem zentralen Dokumentenmanagementsystem — wenn Unterlagen verteilt in Mailboxen und persönlichen Ordnern liegen — fehlt die Rahmenbedingung, die diese Aufgabe gerade für einen Agenten geeignet macht.
Diese Aufgabe steht nicht losgelöst vom Rest der Managementarbeit. Was in der Besprechung erörtert wird, muss irgendwo festgehalten werden, und ob KI gefasste Beschlüsse festhalten und kommunizieren kann ist eine gesonderte Frage mit einem eigenen Ergebnis. Oft betrifft ein Teil der Agenda den Status laufender Projekte, und dort berührt dieses Thema, wie KI den Projektfortschritt gegen die Planung überwachen kann. Und wer einmal sieht, dass Agenden und Unterlagen sich teilweise automatisiert unterstützen lassen, stößt oft auf die Frage, ob sich auch das Delegieren von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an ein Team unterstützen lässt — eine Aufgabe mit einem anderen Profil, da dort der Beurteilungsspielraum in der Regel größer ist.
In Unternehmen mit einer festen Besprechungsstruktur und einem gut gefüllten Dokumentenmanagementsystem lässt sich diese Vorbereitungsarbeit heute schon größtenteils durch einen Agenten unterstützen, wobei ein Mensch den letzten Blick darauf wirft. In Unternehmen ohne diese Struktur oder mit stark wechselnden Besprechungen gibt es wenig zu automatisieren, solange diese Rahmenbedingungen fehlen. Der Unterschied liegt nicht im Ambitionsniveau des Unternehmens, sondern darin, wie vorhersehbar der Prozess bereits ist, bevor ein KI-System hinzukommt.
Ob dies speziell für Ihre Besprechung zutrifft, hängt von Ihrer Agendastruktur, Ihrem Dokumentenmanagement und davon ab, wie vorhersehbar Ihr Besprechungszyklus ist. Einen ersten Hinweis darauf liefert der kostenlose Quickscan: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Einschätzung, welcher Anteil der Stunden in diesem Profil sich heute durch KI übernehmen lässt. Der vollständige Workscan, der diese Art von Aufgaben für Ihre gesamte Organisation abbildet, befindet sich noch im Aufbau. Wenn Sie wissen möchten, was eine solche Veränderung nach einiger Zeit konkret bringt, lesen Sie was eine Nachmessung zeigt über die Messung dieses Effekts.
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