Az időszakos vezetői megbeszélés körüli előkészítő munka nagy része AI-val támogatható, de nem emberi felügyelet nélkül. A napirend összeállítása, az anyagok összegyűjtése és a résztvevők tájékoztatása három részfeladat, mindegyik más jellegű, és ezek a különbségek együtt határozzák meg a választ. Nem olyan feladat, amelyet az AI csendben átvesz, de olyan sem, amely teljesen kívül esik ezen: olyan feladat, amelynél egy agent végzi el a munkát, és egy ember nézi át az eredményt, mielőtt az kimegy.
Strukturáltság (3): egy időszakos megbeszélésnek jellemzően rögzített felépítése van — előző akciópontok, állandó napirendi pontok, tér az ad-hoc témáknak. Ez a felismerhető struktúra részben automatizálhatóvá teszi a folyamatot. De a tartalom minden alkalommal más: melyik anyagok relevánsak, melyik téma élvez elsőbbséget, ezt nem lehet sablonba foglalni. Ezért közepes pontszám, nem magas.
Mérlegelési tér (3): valakinek meg kell ítélnie, hogy egy megbeszélésre szánt anyag elég kiforrott-e a napirendre vételhez, hogy egy témát inkább el kell-e halasztani, vagy melyik résztvevőnek milyen információra van szüksége. Egy AI-rendszer előkészíthetí ezt a mérlegelést — egy koncepcionális napirend, egy dokumentumkiválasztás — de a végső döntés emberi kézben marad. Ez pontosan az emberi felügyelet mintája jóváhagyási vagy elutasítási indokkal, nem a teljes átvétel mintája.
Volumen (4): ez olyan munka, amely hetente vagy havonta megismétlődik, nagyrészt ugyanazokkal a lépésekkel: mappák átkutatása, résztvevőlisták ellenőrzése, emlékeztetők küldése. Nagy volumen, ismétlődő minta — pontosan ez az, ahol egy AI-agent időt szabadít fel, mivel a támogatás felépítésének költségei sok ismétlődés során térülnek meg.
A további tengelyek megerősítik a képet anélkül, hogy megfordítanák azt. Az ügyfélkapcsolat (5) és a fizikai jelenlét (5) alig játszik szerepet — ez belső, digitális munka, amely megkönnyíti az automatizálást. A kreativitás (2) alacsony szinten szükséges: itt rendezésről van szó, nem új ötletek kigondolásáról. A hibaköltség (4) és a megfelelőség (4) viszonylag kedvezően állnak: egy rosszul napirendre vett pont bosszantó, de ritkán kártékony, és nincsenek szigorú jogi követelmények egy napirend összeállítására. Ez korlátozottá teszi egy hiba kockázatát, ami teret ad egy automatizált előfolyamatnak, utólagos emberi ellenőrzéssel.
Egy agent, amely hozzáféréssel rendelkezik a dokumentumkezelő rendszerhez és a naptáreszközhöz, az előző megbeszélés akciópontjai alapján koncepcionális napirendet állít össze, összegyűjti a hozzá tartozó anyagokat a mappastruktúrából, és meghívót küld mellékletekkel a résztvevőknek. A vezető vagy office manager áttekinti a koncepcionális napirendet, elhalaszt egy témát, hozzáad egy anyagot, amelyet az agent nem talált meg, és jóváhagyja a meghívót, mielőtt azt elküldik. Az agent végzi a felkutatást; az ember végzi a mérlegelést.
Egy olyan vállalatnál, amelynek nincs rögzített napirendstruktúrája — ahol minden megbeszélést újra feltalálnak — a strukturáltság alacsonyabb, és ezzel az automatizálásra való alkalmasság is. Egy olyan vállalatnál, ahol a vezetői megbeszélés főként stratégiai irányváltásokat tárgyal, a mérlegelési tér nagyobb, és az előkészítés nagyrészt emberi munka marad, még akkor is, ha egy agent továbbra is összegyűjtheti a dokumentumokat. És központi dokumentumkezelő rendszerhez való hozzáférés nélkül — ha az anyagok postafiókokban és személyes mappákban szétszórva találhatók — hiányzik az a feltétel, amely ezt a feladatot éppen alkalmassá tenné egy agent számára.
Ez a feladat nem áll elszigetelten a vezetői munka többi részétől. Amit a megbeszélésen tárgyalnak, azt valahol dokumentálni kell, és hogy az AI képes-e a meghozott döntéseket dokumentálni és közölni, az egy külön kérdés saját válasszal. Gyakran a napirend egy része a futó projektek státuszáról szól, és ez a téma kapcsolódik ahhoz, hogy az AI képes-e a projektek előrehaladását a tervhez viszonyítva figyelemmel kísérni. És aki egyszer meglátja, hogy a napirendek és anyagok részben automatizáltan támogathatók, gyakran szembekerül azzal a kérdéssel, hogy a feladatok és felelősségek delegálása egy csapatnak is támogatható-e — ez egy más profilú feladat, mivel ott a mérlegelési tér általában nagyobb.
Azoknál a vállalatoknál, amelyeknek rögzített megbeszélésstruktúrájuk és jól feltöltött dokumentumkezelő rendszerük van, ez az előkészítő munka már ma nagyrészt támogatható egy agent által, egy emberrel, aki az utolsó pillantást adja. Azoknál a vállalatoknál, amelyeknek nincs ilyen struktúrája, vagy erősen változó megbeszéléseik vannak, kevés az automatizálható, amíg ezek a feltételek hiányoznak. A különbség nem a vállalat ambíciójában rejlik, hanem abban, mennyire kiszámítható már a folyamat, mielőtt egy AI-rendszer bekerülne a képbe.
Hogy ez konkrétan az Ön megbeszélésére vonatkozik-e, az az Ön napirendstruktúrájától, dokumentumkezelésétől és attól függ, mennyire kiszámítható az Ön megbeszélési ciklusa. Erről egy első jelzést ad az ingyenes gyorsteszt: tizenkét kérdés, fiók nélkül, egy becsléssel arról, hogy ebben a profilban a munkaórák mekkora része vehető át ma már AI által. A teljes munkaszkennelés, amely ezt a típusú feladatot az egész szervezetére vonatkozóan feltérképezi, még fejlesztés alatt van. Ha tudni szeretné, mit hoz konkrétan egy ilyen változás egy idő után, olvassa el, mit mutat egy újramérés arról, hogyan mérik ezt a hatást.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.