Lielāko daļu sagatavošanas darba, kas saistīts ar periodisku vadības sanāksmi, var atbalstīt ar AI, taču ne bez cilvēka uzraudzības. Darba kārtības izveide, materiālu vākšana un dalībnieku informēšana ir trīs apakšuzdevumi ar atšķirīgu raksturu, un šīs atšķirības kopā nosaka atbildi. Šis nav uzdevums, ko AI klusi uzņemtos pilnībā, un tas nav arī uzdevums, kas no tā pilnībā izslēgts: tas ir uzdevums, kurā aģents veic darbu un cilvēks pārbauda rezultātu, pirms tas tiek nosūtīts tālāk.
Strukturētība (3): periodiskai sanāksmei parasti ir fiksēta uzbūve — iepriekšējie rīcības punkti, pastāvīgi darba kārtības punkti, telpa ad hoc tēmām. Šī atpazīstamā struktūra padara procesu daļēji automatizējamu. Tomēr saturs katru reizi atšķiras: kuri materiāli ir būtiski, kura tēma saņem prioritāti, nav ietverams veidnē. Tāpēc vidējs vērtējums, nevis augsts.
Vērtējuma telpa (3): kādam ir jānovērtē, vai diskusijas materiāls ir gatavs iekļaušanai darba kārtībā, vai tēmu labāk atlikt, vai kuram dalībniekam kāda informācija ir nepieciešama. AI sistēma var sagatavot šo izsvēršanu — darba kārtības projektu, dokumentu atlasi — bet galīgo lēmumu pieņem cilvēks. Tas precīzi atbilst modelim, kurā uzraudzība nozīmē pamatotu apstiprinājumu vai noraidījumu, nevis pilnu pārņemšanu.
Apjoms (4): šis ir darbs, kas atkārtojas katru nedēļu vai mēnesi, ar lielā mērā vienādiem soļiem: mapju pārmeklēšana, dalībnieku sarakstu pārbaude, atgādinājumu nosūtīšana. Augsts apjoms, atkārtots modelis — tieši šeit AI aģents atbrīvo laiku, jo šāda atbalsta izveides izmaksas atpelnās daudzu atkārtojumu gaitā.
Pārējās asis apstiprina šo priekšstatu, nemainot to. Klientu kontakts (5) un fiziska klātbūtne (5) šeit gandrīz nav nozīmes — šis ir iekšējs, digitāls darbs, kas atvieglo automatizāciju. Nepieciešamā kreativitāte (2) ir zema: runa ir par kārtošanu, nevis jaunu ideju radīšanu. Kļūdu izmaksas (4) un atbilstība normatīviem (4) ir relatīvi labvēlīgas: nepareizi ieplānots punkts ir nepatīkams, bet reti kaitīgs, un darba kārtības sagatavošanai nav stingru juridisko prasību. Tas ierobežo kļūdas risku, tādējādi radot telpu automatizētam priekšposmam ar cilvēka pārbaudi pēc tam.
Aģents ar piekļuvi dokumentu pārvaldības sistēmai un darba kārtības rīkam sagatavo darba kārtības projektu, pamatojoties uz iepriekšējās sanāksmes rīcības punktiem, savāc atbilstošos materiālus no mapju struktūras un nosūta dalībniekiem uzaicinājumu ar pielikumiem. Vadītājs vai biroja vadītājs pārskata darba kārtības projektu, pārceļ kādu tēmu, pievieno materiālu, ko aģents nespēja atrast, un apstiprina uzaicinājumu, pirms tas tiek nosūtīts. Aģents veic izpēti; cilvēks pieņem lēmumu.
Uzņēmumā bez fiksētas darba kārtības struktūras — kur katra sanāksme tiek izgudrota no jauna — strukturētība samazinās, un līdz ar to samazinās piemērotība automatizācijai. Uzņēmumā, kurā vadības sanāksmē galvenokārt tiek pārrunātas stratēģiskas kursa izmaiņas, vērtējuma telpa ir lielāka, un sagatavošana lielā mērā paliek cilvēka darbs, kaut arī aģents joprojām var savākt dokumentus. Un bez piekļuves centralizētai dokumentu pārvaldības sistēmai — ja materiāli ir izkaisīti pa e-pasta kastītēm un personīgajām mapēm — trūkst priekšnoteikuma, kas šo uzdevumu tieši padara piemērotu aģentam.
Šis uzdevums nav atrauts no pārējā vadības darba. Tas, ko sanāksmē pārrunā, kaut kur jāfiksē, un vai AI var uzņemties pieņemto lēmumu fiksēšanu un komunicēšanu ir atsevišķs jautājums ar savu atbildi. Bieži daļa darba kārtības attiecas uz notiekošo projektu statusu, un šeit šis temats saskaras ar to, kā AI var uzraudzīt projekta progresu attiecībā uz plānojumu. Un tas, kurš reiz redz, ka darba kārtības un materiāli daļēji ir atbalstāmi ar automatizāciju, bieži nonāk pie jautājuma, vai arī uzdevumu un pienākumu delegēšana komandai ir atbalstāma — uzdevums ar atšķirīgu profilu, jo tur vērtējuma telpa parasti ir lielāka.
Uzņēmumos ar fiksētu sanāksmju struktūru un labi piepildītu dokumentu pārvaldības sistēmu šo sagatavošanas darbu jau šodien var lielā mērā atbalstīt ar aģentu, ar cilvēku, kas dod pēdējo apstiprinājumu. Uzņēmumos bez šādas struktūras, vai ar ļoti maiņus notiekošām sanāksmēm, automatizēt ir maz, kamēr šie priekšnoteikumi nav izpildīti. Atšķirība nav uzņēmuma ambīcijās, bet gan tajā, cik prognozējams process jau ir, pirms tiek pievienota AI sistēma.
Jautājums, vai tas konkrēti attiecas uz jūsu sanāksmi, ir atkarīgs no jūsu darba kārtības struktūras, dokumentu pārvaldības un tā, cik prognozējams ir jūsu sanāksmju cikls. Pirmo priekšstatu par to sniedz bezmaksas ātrā pārbaude (quickscan): divpadsmit jautājumi, bez konta, ar novērtējumu, kāda daļa no šī profila stundām šodien ir uzņemama ar AI. Pilnā darba pārbaude (werkscan), kas šāda veida uzdevumus kartēs visai jūsu organizācijai, joprojām tiek izstrādāta. Ja vēlaties zināt, ko šāda pārmaiņa laika gaitā konkrēti sniedz, izlasiet, ko rāda atkārtots mērījums par šīs ietekmes mērīšanu.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.