La maggior parte del lavoro preparatorio relativo a una riunione periodica di management è supportabile con l'IA, ma non senza uno sguardo umano sopra. Redigere l'agenda, raccogliere i documenti e informare i partecipanti sono tre sotto-compiti di natura diversa, e queste differenze insieme determinano la risposta. Non è un compito che l'IA rileva silenziosamente, né un compito che ne resta completamente escluso: è un compito in cui un agente svolge il lavoro e una persona esamina il risultato prima che esca dalla porta.
Strutturazione (3): una riunione periodica ha solitamente una struttura fissa — punti d'azione precedenti, punti fissi all'ordine del giorno, spazio per argomenti ad hoc. Questa struttura riconoscibile rende il processo parzialmente automatizzabile. Ma il contenuto varia ogni volta: quali documenti sono rilevanti, quale argomento ha priorità, non è possibile inquadrarlo in un modello. Da qui un punteggio medio, non alto.
Margine di giudizio (3): qualcuno deve valutare se un documento di discussione è maturo per essere messo all'ordine del giorno, se un argomento è meglio rinviarlo, o quale partecipante necessita di quale informazione. Un sistema di IA può preparare questa valutazione — una bozza di agenda, una selezione di documenti — ma la decisione finale resta a una persona. È esattamente lo schema del controllo con motivazione di approvazione o rifiuto, non di assunzione completa.
Volume (4): questo è un lavoro che si ripete ogni settimana o mese, con perlopiù gli stessi passaggi: cercare nelle cartelle, verificare gli elenchi dei partecipanti, inviare promemoria. Volume elevato, schema ripetuto — è esattamente qui che un agente IA libera tempo, perché i costi di costruzione di quel supporto si ripagano su molte ripetizioni.
Gli altri assi confermano il quadro senza ribaltarlo. Il contatto con i clienti (5) e la presenza fisica (5) hanno un ruolo minimo — si tratta di lavoro interno e digitale, il che facilita l'automazione. La creatività (2) richiesta è bassa: si tratta di ordinare, non di generare nuove idee. Il costo dell'errore (4) e la conformità normativa (4) si presentano in modo relativamente favorevole: un punto messo all'ordine del giorno in modo errato è fastidioso ma raramente dannoso, e non vigono requisiti legali gravosi per la redazione di un'agenda. Ciò rende limitato il rischio di un errore, il che lascia spazio a un percorso preliminare automatizzato con controllo umano a posteriori.
Un agente con accesso al sistema di gestione documentale e allo strumento di agenda redige una bozza di ordine del giorno sulla base dei punti d'azione della riunione precedente, raccoglie i relativi documenti dalla struttura delle cartelle e invia un invito con allegati ai partecipanti. Il manager o l'office manager esamina la bozza di agenda, rinvia un argomento, aggiunge un documento che l'agente non è riuscito a trovare, e approva l'invito prima che venga inviato. L'agente svolge il lavoro di ricerca; la persona compie la valutazione.
In un'azienda senza una struttura fissa dell'agenda — dove ogni riunione viene reinventata da capo — la strutturazione diminuisce e con essa l'idoneità all'automazione. In un'azienda dove la riunione di management discute soprattutto cambiamenti strategici di rotta, il margine di giudizio è più elevato e la preparazione resta prevalentemente lavoro umano, anche se un agente può ancora raccogliere documenti. E senza accesso a un sistema di gestione documentale centrale — se i documenti sono sparsi in caselle di posta e cartelle personali — manca la condizione che rende appunto questo compito idoneo per un agente.
Questo compito non è isolato dal resto del lavoro di management. Ciò che viene discusso nella riunione deve essere registrato in qualche modo, e se l'IA può registrare e comunicare le decisioni prese è una domanda separata con un proprio esito. Spesso parte dell'agenda riguarda lo stato dei progetti in corso, e qui questo tema si collega a come l'IA può monitorare l'avanzamento dei progetti rispetto alla pianificazione. E chi una volta vede che agende e documenti sono parzialmente supportabili in modo automatizzato, si trova spesso di fronte alla domanda se anche la delega di compiti e responsabilità a un team sia supportabile — un compito con un profilo diverso, perché lì il margine di giudizio è generalmente maggiore.
Nelle aziende con una struttura fissa delle riunioni e un sistema di gestione documentale ben popolato, questo lavoro preparatorio è già oggi in gran parte supportabile da un agente, con una persona che dà l'ultimo sguardo. Nelle aziende senza tale struttura, o con riunioni molto variabili, c'è poco da automatizzare finché mancano queste condizioni. La differenza non sta nell'ambizione dell'azienda, ma in quanto il processo sia già prevedibile prima che si aggiunga un sistema di IA.
La domanda se questo valga specificamente per la vostra riunione dipende dalla struttura della vostra agenda, dalla vostra gestione documentale e da quanto sia prevedibile il vostro ciclo di riunioni. Una prima indicazione in merito la fornisce la quickscan gratuita: dodici domande, senza account, con una stima di quale parte delle ore in questo profilo sia oggi trasferibile all'IA. La scansione completa del lavoro, che mappa questo tipo di compiti per l'intera organizzazione, è ancora in fase di sviluppo. Se desidera sapere cosa produce concretamente un cambiamento di questo tipo nel tempo, può leggere cosa mostra una nuova misurazione sulla misurazione di tale effetto.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.