Is féidir cuid mhór den obair ullmhúcháin a bhaineann le cruinniú bainistíochta tréimhsiúlach a thacú le AI, ach ní gan súil dhaonna air. Clár oibre a chur le chéile, doiciméid a bhailiú, agus rannpháirtithe a chur ar an eolas – sin trí fhotasc le carachtar difriúil, agus is iad na difríochtaí sin le chéile a chinneann an freagra. Ní tasc é seo a ghlacann AI ar láimh go ciúin, ná ní tasc é a fhanann go hiomlán lasmuigh de sin: is tasc é ina ndéanann gníomhaire an obair agus ina ndéanann duine an toradh a scrúdú sula dtéann sé amach an doras.
Struchtúracht (3): is gnách go mbíonn struchtúr seasta ag cruinniú tréimhsiúlach — pointí gníomhaíochta ón uair roimhe, pointí clár oibre seasta, spás do ábhair ad-hoc. Fágann an struchtúr aitheanta sin gur féidir an próiseas a uathoibriú go páirteach. Ach athraíonn an t-inneachar gach uair: cé na doiciméid atá ábhartha, cén t-ábhar a fhaigheann tosaíocht, sin rud nach féidir a chur i sampla. Uaidh sin, scór meánach, ní scór ard.
Spás breithiúnais (3): ní mór do dhuine a mheas an bhfuil doiciméad pléite réidh le cur ar an gclár oibre, ar cheart ábhar a chur siar, nó cén fhaisnéis a theastaíonn ó cé na rannpháirtithe. Is féidir le córas AI an mheasúnú sin a ullmhú — dréachtchlár oibre, roghnú doiciméad — ach fanann an cinneadh deiridh le duine. Sin go beacht an patrún maoirseachta le cúis cheadaithe nó dhiúltaithe, ní glacadh iomlán ar láimh.
Toirt (4): is obair é seo a athdhéantar gach seachtain nó gach mí, leis na céimeanna céanna den chuid is mó: fillteáin a chuardach, liostaí rannpháirtithe a sheiceáil, meabhrúcháin a sheoladh. Toirt ard, patrún athdhéanta — sin go beacht an áit ina spártar am le gníomhaire AI, mar go n-íoctar costais tógáil an tacaíochta sin ar ais thar mórán athdhéanamh.
Daingníonn na haiseanna eile an léargas gan é a chur ar mhalairt slí. Is beag ról a bhíonn ag teagmháil chustaiméirí (5) agus láithreacht fhisiciúil (5) — obair inmheánach, dhigiteach atá i gceist anseo, rud a éascaíonn uathoibriú. Ní gá ach beagán cruthaitheachta (2): baineann sé le hordú, ní le smaointe nua a cheapadh. Tá costais earráide (4) agus comhlíonadh rialachán (4) sásúil go leor: is cur isteach é pointe a chuirtear ar an gclár oibre go mícheart, ach is annamh a bhíonn sé dochrach, agus níl ceanglais dhian reachtúla ann maidir le clár oibre a chur le chéile. Fágann sin an riosca a bhaineann le earráid teoranta, rud a fhágann spás do réamhchéim uathoibrithe le seiceáil dhaonna ina dhiaidh.
Déanann gníomhaire a bhfuil rochtain aige ar an gcóras bainistíochta doiciméad agus ar an uirlis chláir oibre dréachtchlár oibre a chur le chéile bunaithe ar phointí gníomhaíochta an chruinnithe roimhe, bailíonn sé na doiciméid ábhartha ó struchtúr na bhfillteáin, agus seolann sé cuireadh le iatáin chuig na rannpháirtithe. Scrúdaíonn an bainisteoir nó bainisteoir na hoifige an dréachtchlár oibre, cuireann sé ábhar siar, cuireann sé doiciméad leis nár aimsigh an gníomhaire, agus ceadaíonn sé an cuireadh sula seoltar é. Déanann an gníomhaire an obair thaighde; déanann an duine an mheasúnacht.
I gcuideachta gan struchtúr seasta clár oibre — mar a gceaptar gach cruinniú as an nua — laghdaíonn an struchtúracht agus dá bharr sin an oiriúnacht d'uathoibriú. I gcuideachta ina bhfuil an cruinniú bainistíochta ag díriú go príomha ar athruithe straitéiseacha treo, bíonn spás breithiúnais níos airde agus fanann an ullmhúchán den chuid is mó ina obair dhaonna, fiú má fhéadann gníomhaire doiciméid a bhailiú fós. Agus gan rochtain ar chóras lárnach bainistíochta doiciméad — má tá doiciméid scaipte i mboscaí ríomhphoist agus i bhfillteáin phearsanta — tá an coinníoll bunúsach a fhágann an tasc seo oiriúnach do ghníomhaire ar iarraidh.
Níl an tasc seo scoite ó chuid eile na hoibre bainistíochta. Cibé rud a phléitear sa chruinniú, ní mór é a thaifeadadh áit éigin, agus an féidir le AI cinntí déanta a thaifeadadh agus a chur in iúl a ghlacadh ar láimh, sin ceist ar leith le toradh dá cuid féin. Go minic baineann cuid den chlár oibre le stádas tionscadal atáthar a chur i gcrích, agus baineann an topaic seo le conas is féidir le AI dul chun cinn tionscadal a fhaireachán i gcoinneadh na pleanála. Agus an té a fheiceann go bhfuil cláir oibre agus doiciméid le tacú go páirteach le uathoibriú, castar sé go minic ar an gceist an féidir tascanna agus freagrachtaí a tharmligean chuig foireann a thacú freisin — tasc le próifíl eile, mar go mbíonn an spás breithiúnais ansin níos mó de ghnáth.
I gcuideachtaí a bhfuil struchtúr seasta cruinnithe acu agus córas bainistíochta doiciméad atá líonta go maith, is féidir cuid mhór den obair ullmhúcháin seo a thacú inniu féin le gníomhaire, agus duine a thugann an tsúil dheireanach. I gcuideachtaí gan an struchtúr sin, nó le cruinnithe a athraíonn go mór, níl mórán le uathoibriú fad a bhíonn na coinníollacha sin ar iarraidh. Níl an difríocht sa uaillmhian atá ag an chuideachta, ach sa mhéid atáthar in inmhe a thuar cheana féin sula dtagann córas AI isteach sa phróiseas.
Braitheann an cheist an mbaineann sé seo go sonrach le do chruinniú féin ar struchtúr do chláir oibre, ar do bhainistíocht doiciméad, agus ar an mhéid atáthar in inmhe do thimthriall cruinnithe a thuar. Tugann an scanadh gasta saor in aisce léargas tosaigh air sin: dhá cheist déag, gan chuntas, le meastachán ar cén chuid de na huaireanta san phróifíl seo is féidir le AI a ghlacadh ar láimh inniu. Tá an scanadh oibre iomlán, a léarscáiliú an cineál tasc seo do d'eagraíocht ar fad, fós á thógáil. Más mian leat a fháil amach cad a thugann athrú den chineál sin le himeacht ama, léigh cad a thaispeánann atomhas faoi thomhas an éifeacht sin.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.