Suurin osa säännöllisen johtoryhmän kokouksen valmistelevasta työstä on tuettavissa AI:lla, mutta ei ilman ihmisen silmää. Esityslistan laatiminen, asiakirjojen kokoaminen ja osallistujien informointi ovat kolme osatehtävää, joilla on erilainen luonne, ja näiden erojen yhdistelmä määrää vastauksen. Se ei ole tehtävä, jonka AI ottaa hiljaa kokonaan hoitaakseen, eikä myöskään tehtävä, joka jää siitä täysin ulkopuolelle: se on tehtävä, jossa agentti tekee työn ja ihminen katsoo lopputuloksen läpi ennen kuin se lähtee ulos.
Rakenteisuus (3): säännöllisellä kokouksella on usein vakiintunut rakenne — edellisen kokouksen toimenpiteet, vakioagendakohdat, tilaa ad hoc -aiheille. Tämä tunnistettava rakenne tekee prosessista osittain automatisoitavan. Mutta sisältö vaihtelee joka kerta: mitkä asiakirjat ovat relevantteja, mikä aihe saa etusijan, ei mahdu mallipohjaan. Siksi keskitason pisteet, ei korkeat.
Harkintavara (3): jonkun on arvioitava, on keskustelupaperi valmis agendoitavaksi, kannattaako aihe siirtää eteenpäin, tai mitä tietoa mikä osallistuja tarvitsee. AI-järjestelmä voi valmistella tämän harkinnan pohjaa — luonnosagendan, asiakirjavalikoiman — mutta lopullisen päätöksen tekeminen jää ihmiselle. Tämä on juuri sitä valvonnan mallia, jossa hyväksynnän tai hylkäämisen peruste on ihmisellä, ei täyttä siirtoa koneelle.
Volyymi (4): tämä on työtä, joka toistuu viikoittain tai kuukausittain, suurelta osin samoin vaiheittain: kansioiden läpikäynti, osallistujalistojen tarkistus, muistutusten lähettäminen. Suuri volyymi, toistuva kaava — juuri tässä AI-agentti vapauttaa aikaa, koska tuen rakentamisen kustannukset maksavat itsensä takaisin useiden toistokertojen myötä.
Muut akselit vahvistavat kuvan kääntämättä sitä. Asiakaskontaktilla (5) ja fyysisellä läsnäololla (5) on tuskin merkitystä — tämä on sisäistä, digitaalista työtä, mikä helpottaa automatisointia. Luovuutta (2) tarvitaan vähän: kyse on järjestämisestä, ei uusien ideoiden keksimisestä. Virhekustannukset (4) ja vaatimustenmukaisuus (4) ovat suhteellisen edullisia: väärin agendoitu kohta on ikävä mutta harvoin vahingollinen, ja esityslistan laatimiselle ei ole raskaita lakisääteisiä vaatimuksia. Tämä pitää virheen riskin rajallisena, mikä antaa tilaa automatisoidulle esivaiheelle, jota seuraa ihmisen tarkistus jälkikäteen.
Agentti, jolla on pääsy asiakirjahallintajärjestelmään ja kalenterityökaluun, laatii luonnosagendan edellisen kokouksen toimenpiteiden perusteella, kokoaa niihin liittyvät asiakirjat kansiorakenteesta ja lähettää kutsun liitteineen osallistujille. Johtaja tai toimistopäällikkö tarkastelee luonnosagendaa, siirtää aiheen eteenpäin, lisää asiakirjan, jota agentti ei löytänyt, ja hyväksyy kutsun ennen sen lähettämistä. Agentti tekee etsintätyön; ihminen tekee harkinnan.
Yrityksessä, jolla ei ole vakiintunutta agendarakennetta — jossa joka kokous keksitään uudelleen — rakenteisuus laskee ja sen myötä myös soveltuvuus automatisointiin. Yrityksessä, jossa johtoryhmän kokous käsittelee ensisijaisesti strategisia suunnanmuutoksia, harkintavara on suurempi ja valmistelu jää suurelta osin ihmisen tehtäväksi, vaikka agentti voi edelleen koota asiakirjoja. Ja jos pääsyä keskitettyyn asiakirjahallintajärjestelmään ei ole — jos asiakirjat ovat hajallaan sähköposteissa ja henkilökohtaisissa kansioissa — puuttuu reunaehto, joka nimenomaan tekee tästä tehtävästä sopivan agentille.
Tämä tehtävä ei ole irrallinen muusta johtamistyöstä. Se, mitä kokouksessa käsitellään, on kirjattava jonnekin, ja se, voiko AI tehtyjen päätösten kirjaamisen ja viestimisen hoitaa, on erillinen kysymys omalla vastauksellaan. Usein osa agendasta koskee käynnissä olevien projektien tilannetta, ja tässä kohtaa tämä aihe liittyy siihen, miten AI voi valvoa projektin etenemistä suunnitelmaan nähden. Ja kun kerran huomaa, että agendoja ja asiakirjoja voi osittain automatisoidusti tukea, herää usein kysymys, voiko myös tehtävien ja vastuiden delegoinnin tiimille tukea vastaavasti — tehtävä, jolla on erilainen profiili, koska siinä harkintavara on tyypillisesti suurempi.
Yrityksissä, joilla on vakiintunut kokousrakenne ja hyvin täytetty asiakirjahallintajärjestelmä, tämä valmistelutyö on jo tänään suurelta osin tuettavissa agentilla, kun ihminen antaa viimeisen silmäyksen. Yrityksissä, joilla ei ole tätä rakennetta, tai joissa kokoukset vaihtelevat suuresti, automatisoitavaa on vähän niin kauan kuin nämä reunaehdot puuttuvat. Ero ei ole yrityksen ambitiossa, vaan siinä, miten ennustettava prosessi on jo ennen kuin AI-järjestelmä tulee mukaan.
Se, pätekö tämä juuri teidän kokouksiinne, riippuu agendarakenteestanne, asiakirjahallinnastanne ja siitä, miten ennustettava kokouskiertonne on. Ensimmäisen käsityksen tästä antaa ilmainen pikaskannaus: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja arvio siitä, mikä osa tämän profiilin tunneista on tänään AI:n avulla hoidettavissa. Koko työskannaus, joka kartoittaa tämänkaltaiset tehtävät koko organisaatiollenne, on vielä rakenteilla. Jos haluatte tietää, mitä tällainen muutos ajan myötä konkreettisesti tuottaa, lukekaa mitä uusi mittaus osoittaa tämän vaikutuksen mittaamisesta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.