La logistique et les achats se composent d'une longue chaîne de tâches : depuis le signalement d'un besoin, en passant par la négociation avec les fournisseurs, jusqu'au traitement de la facture qui arrive finalement. Dans notre taxonomie, 62 tâches relèvent de ce domaine. Toutes les tâches ne se prêtent pas aussi bien à l'automatisation. Le schéma devient clair dès que l'on regarde ce qu'une tâche exige : des règles fixes et des données structurées, ou du jugement, de la négociation et de la responsabilité.
Les tâches les plus prometteuses pour une reprise complète ont un point commun : elles se fondent sur des informations comparables et structurées et suivent une procédure fixe sans beaucoup d'exceptions.
Vérifier la confirmation de commande en est un bon exemple. Comparer une confirmation de commande avec la commande initiale sur le prix, la quantité et le délai de livraison est une question de mise en parallèle de données. Il n'y a pas de négociation, pas d'évaluation de risque, seulement un contrôle des écarts.
Surveiller et suivre le statut des commandes relève également de cette catégorie. Le suivi systématique des commandes en cours et la relance automatique des fournisseurs lorsqu'un délai de livraison est menacé constituent un travail répétitif qui repose sur des données et des déclencheurs fixes.
Traiter les factures d'achat, qui consiste essentiellement à faire correspondre la facture, la commande et le bon de réception, se prête également bien à l'automatisation, tant que les trois documents concordent. La raison pour laquelle ces tâches sont transférables est toujours la même : la marge de décision est réduite et les données d'entrée sont structurées.
Un groupe plus large de tâches combine une partie que l'IA peut bien préparer avec une partie où une personne doit peser, approuver ou rejeter. Ce n'est pas parce que la technologie fait défaut, mais parce que le résultat exige une appréciation qui va au-delà des données.
Demander et comparer des devis en est un exemple frappant. L'IA peut sans effort mettre en parallèle les prix, les conditions et les délais de livraison, et faire une proposition. Mais le choix final tient souvent compte aussi de facteurs plus subtils, comme la relation avec un fournisseur ou des considérations stratégiques, ce qui nécessite qu'une personne approuve ou rejette la recommandation avec justification.
Évaluer les performances des fournisseurs relève de la même catégorie. La collecte et la synthèse des chiffres relatifs aux délais de livraison, à la qualité et aux réclamations se prêtent bien à l'automatisation. Le jugement sur ce que cela signifie pour la relation, et sur la nécessité d'une action, reste du ressort d'une personne.
Rechercher les écarts de prix peut en grande partie être détecté et présélectionné de manière automatisée, mais la résolution effective avec le fournisseur exige souvent une discussion et une appréciation que l'IA ne peut pas conclure de manière autonome.
Pour les tâches de cette catégorie, il est particulièrement important de définir au préalable qui donne l'approbation et sur quelles bases, surtout lorsqu'il s'agit d'une évaluation automatisée des fournisseurs ou des performances. Cela touche à la manière dont l'IA à haut risque sur le lieu de travail est déployée, et il est utile de savoir que des exigences légales spécifiques s'y appliquent.
Un troisième groupe de tâches reste, dans l'état actuel de la technologie, du travail humain. Ce sont des tâches où la négociation, la gestion des relations et la responsabilité d'une collaboration à long terme occupent une place centrale.
Sélectionner un fournisseur en est ici l'exemple le plus clair. Le choix d'un fournisseur pour une commande importante ou un contrat de longue durée prend en compte le prix et la qualité, mais aussi la confiance, la dépendance stratégique et la volonté de s'adapter en cas de problèmes futurs. Il s'agit d'une décision dont les conséquences vont au-delà de ce qui peut être consigné dans des données.
Négocier les prix d'achat reste tout autant du travail humain. La négociation est un processus dynamique dans lequel le ton, le timing et la compréhension mutuelle des intérêts jouent un rôle. Cela ne peut pas être capturé dans un script fixe.
Même la rédaction d'un contrat d'achat, bien que certaines parties puissent être soutenues par des clauses standard, nécessite en définitive un juriste ou un acheteur qui a une vue d'ensemble des risques pour sa propre organisation et qui assume la responsabilité des accords consignés par écrit.
La vue d'ensemble de ces 62 tâches montre que la partie administrative et de contrôle de la chaîne logistique est la plus prometteuse pour une reprise par l'IA, que le travail d'appréciation nécessite souvent une forme intermédiaire avec supervision, et que tout ce qui revient à négocier, choisir ou assumer une responsabilité reste du ressort d'une personne. Il ne s'agit pas d'un pourcentage fixe par service ; cela dépend de la manière dont votre processus d'achat est organisé, du nombre de fournisseurs que vous avez et du degré de standardisation déjà atteint par vos contrats.
Lorsque vous envisagez de répartir les tâches différemment entre l'humain et l'IA, il est pertinent de vérifier quand le conseil d'entreprise doit être consulté, surtout si le changement a des conséquences sur les fonctions ou les méthodes de travail au sein du service. La manière dont les données des fournisseurs et les données personnelles des personnes de contact sont traitées touche également à le RGPD lors de l'automatisation des tâches. Cet article décrit quel travail se prête à l'automatisation ; il ne constitue pas une justification pour des décisions relatives au personnel, et il ne remplace pas votre propre vérification juridique.
La logistique et les achats ne sont d'ailleurs pas isolés des autres services : celui qui surveille les niveaux de stock et les délais de livraison collabore souvent étroitement avec la planification, et il peut donc être éclairant de lire également quel travail l'IA peut-elle reprendre dans la planification.
Cet aperçu montre le schéma général, mais chaque organisation a sa propre combinaison de tâches, de systèmes et de fournisseurs. Si vous souhaitez savoir comment cela se traduit dans votre propre situation, vous pouvez remplir le quickscan gratuit de ftetoai : douze questions, sans compte, qui donnent une indication de la part des heures de votre profil pouvant être reprise aujourd'hui par l'IA. Un scan de travail plus détaillé, qui approfondit le niveau des tâches, est encore en développement ; il n'existe pas encore à l'heure actuelle, et nous préférons le signaler honnêtement plutôt que de le proposer déjà.
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