Les contrôleurs de gestion et les administrateurs système financiers doivent pouvoir démontrer qui a effectué quelle modification dans des données financières importantes, et quand. Ce journal d'audit constitue la base du contrôle et de la responsabilité, en interne comme envers le commissaire aux comptes ou l'autorité de contrôle. La question est de savoir si l'IA peut reprendre cette tâche d'enregistrement, ou si un être humain doit continuer à s'en charger.
Cette tâche obtient un score élevé sur les trois axes déterminants, mais pas de la manière que vous imaginez peut-être. Il ne s'agit pas d'une tâche pour l'IA générative ou l'automatisation intelligente avec capacité de jugement. C'est une tâche pour la RPA : un logiciel déterministe, piloté par des règles, qui enregistre ce qui se passe, sans interprétation.
Une modification dans un système comptable ou un système ERP est un événement structuré : un utilisateur modifie un montant, un compte ou une contrepartie, à un moment précis, dans un champ précis. Il n'y a rien à interpréter. Qui a effectué la modification, quelle était l'ancienne valeur et quelle est la nouvelle valeur sont des données factuelles que le système connaît déjà au moment de la mutation.
Le volume est en outre important : dans un système ERP de taille moyenne, des dizaines à des centaines de mutations se produisent quotidiennement, des lignes de facture aux ajustements du grand livre. À ce volume, l'enregistrement manuel n'est ni réaliste ni nécessaire, car le système enregistre déjà la modification au moment où elle se produit. C'est exactement le genre de tâche pour laquelle la RPA a été conçue : volume élevé, entièrement structuré, aucun jugement nécessaire.
L'axe conformité obtient un score de 1, ce qui est justement défavorable à une automatisation légère, et c'est un signal important. Il ne s'agit pas ici d'une conformité qui rend l'IA difficile, mais d'une conformité qui exige que l'enregistrement soit étanche, inaltérable et démontrablement fiable. Un journal d'audit qui peut lui-même être manipulé n'a aucune valeur pour un commissaire aux comptes ou une autorité de contrôle. Cela signifie que la technique utilisée importe peu tant que les conditions requises ne sont pas remplies : le système doit enregistrer automatiquement, et les fichiers de journal doivent être conservés de manière inaltérable, hors de portée de l'utilisateur qui a effectué la modification.
La marge de jugement obtient un score de 4 : il n'y a guère besoin d'interprétation quant à ce qu'il faut enregistrer, tout au plus un accord ponctuel sur les champs suffisamment pertinents pour être consignés. Le coût de l'erreur obtient un score de 3, moyen : une ligne de journal manquante est gênante lors d'un contrôle, mais généralement réparable si le système enregistre de manière cohérente. Le contact client, le travail physique et la créativité ne sont pas en jeu ici et obtiennent donc tous un score maximal favorable à l'automatisation, simplement parce qu'ils ne jouent aucun rôle dans cette tâche.
Si votre système comptable ou votre système ERP dispose déjà d'une fonction de piste d'audit qui enregistre automatiquement et de manière inaltérable les modifications, cette tâche est en fait déjà reprise. Le rôle du contrôleur de gestion ou de l'administrateur système passe alors de l'enregistrement lui-même à la vérification du caractère complet et intact de cet enregistrement, ainsi qu'à l'évaluation du contenu lors d'un contrôle par échantillonnage ou d'une enquête. Ce dernier point, l'interprétation d'une modification suspecte, reste un travail humain et sort du cadre de cette tâche.
Dans une autre entreprise, la situation peut être différente. Si l'on travaille encore avec un système obsolète ou sur mesure sans piste d'audit intégrée, l'enregistrement doit encore être mis en place ou complété par un outil distinct, ce qui constitue un projet de mise en œuvre et non une reprise clé en main. Si l'accent n'est pas mis sur l'enregistrement lui-même mais sur l'évaluation des anomalies — par exemple le signalement de schémas de modification inhabituels pouvant indiquer une fraude — la tâche relève alors de la catégorie deux : l'IA ou le logiciel peut signaler les anomalies, mais un être humain évalue et décide avec justification. C'est une tâche différente de l'enregistrement lui-même, et elle mérite sa propre évaluation.
L'inaltérabilité du fichier de journal n'est pas un détail technique mais le cœur même de sa valeur. Dès que les fichiers de journal peuvent être modifiés par les mêmes personnes qui effectuent les modifications sous-jacentes, la fonction de contrôle devient en réalité sans valeur, quelle que soit par ailleurs la sophistication de l'enregistrement. Ceci touche au contrôle interne et éventuellement aux obligations légales de conservation applicables à l'administration financière ; des exigences légales propres, qui varient selon la situation et le secteur, s'appliquent à cet égard, et cette page ne les établit pas.
Cette tâche ne se situe d'ailleurs pas isolément par rapport à l'automatisation plus large du contrôle et de la gestion des risques. Qui s'intéresse au dépistage des clients et partenaires sur les listes de sanctions constate un schéma similaire : les tâches de contrôle structurées et à volume élevé se prêtent bien à l'automatisation, tant que le résultat reste démontrablement fiable. Sur le service informatique également, l'enregistrement et l'audit jouent un rôle important, et les arbitrages qui s'y posent recoupent souvent ceux de l'administration financière.
Cette page décrit une seule tâche sur la base d'une estimation générale. La manière dont cela se traduit pour votre propre équipe dépend du système que vous utilisez, du degré de mise en place de la fonctionnalité de piste d'audit, et du rôle que joue l'enregistrement à côté de l'évaluation des anomalies. Si vous souhaitez savoir quelle part des heures de votre propre profil peut, à l'heure actuelle, être reprise par l'IA, vous pouvez remplir le quickscan gratuit de ftetoai : douze questions, sans compte, avec une indication immédiate. Le scan de travail complet, qui approfondit l'analyse des fonctions individuelles et des équipes, est encore en construction.
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