Hankinta koostuu pitkästä ketjusta tehtäviä: tarpeen havaitsemisesta neuvotteluun, tilaamiseen, vastaanottamiseen ja laskutukseen. Osa näistä tehtävistä on pääosin hallinnollisia ja seuraa kiinteää kaavaa. Toiset vaativat harkintaa, suhdeosaamista tai punnintaa, jota ei voi vangita säännöiksi. Taksonomiassamme on 62 tehtävää tällä alueella, jaettuna kolmeen kategoriaan. Tässä artikkelissa esitellään kaava: minkälainen työ kuuluu mihin, ja miksi.
Tehtävillä, jotka AI voi käytännössä suorittaa itsenäisesti, on tyypillisesti kaksi ominaisuutta: syöte on jäsenneltyä ja on olemassa selkeä, tarkistettavissa oleva oikea vastaus. Ajatelkaa tilausvahvistuksen tarkistamista. Vahvistuksen hinta, määrä ja toimitusaika verrataan tilattuun, ja poikkeama on objektiivisesti todettavissa. Tulkinnanvaraa ei tarvita.
Samaa pätee tilauksen tekemiseen toimittajalle, kun ostopyyntö on hyväksytty. Hyväksytyn pyynnön muuttaminen viralliseksi tilaukseksi on kyse tietojen oikeasta siirtämisestä oikeaan järjestelmään ja muotoon, ei arvioinnista.
Myös ostolaskujen käsittely kuuluu suurelta osin tähän: laskun, tilauksen ja vastaanottotodistuksen täsmäytys on kolmisuuntainen vertailu kiinteillä kriteereillä. Kunhan asiakirjat ovat digitaalisia ja luettavia, tämä on tehtävä, jossa järjestelmä täsmäyttää nopeammin ja johdonmukaisemmin kuin ihminen manuaalisesti. Näille tehtäville on yhteistä, että totuuden lähde on jo kiinnitetty muihin järjestelmiin: tilaukseen, pyyntöön, sopimukseen. AI vertailee ja käsittelee, se ei keksi mitään.
Suurin tehtäväryhmä hankintaosastolla yhdistää AI:n ehdotuksen ihmisen arvioon, joka hyväksyy tai hylkää sen perusteluin. Tämä on erilainen työnjako kuin täysi automaatio: järjestelmä tekee ensimmäisen vedon, ihminen kantaa vastuun päätöksestä.
Tarjousten pyytäminen ja vertailu on tästä hyvä esimerkki. Järjestelmä voi vaivattomasti asettaa tarjoukset rinnakkain hinnan, ehtojen ja toimitusajan perusteella, ja tämä yleiskuva on arvokas. Mutta se, mikä toimittaja soveltuu parhaiten tilanteeseen, riippuu myös asioista, joita tarjouksessa ei aina mainita: aiemmista kokemuksista, strategisesta merkityksestä, riskinsietokyvystä. Tämä punninta vaatii ihmisen, joka voi hyväksyä tai hylätä tuloksen.
Hintapoikkeamien tutkiminen kuuluu myös tähän kategoriaan. Järjestelmä voi havaita, että laskun hinta poikkeaa sovitusta hinnasta, ja jopa esittää oletetun syyn. Mutta poikkeaman todellinen ratkaiseminen toimittajan kanssa ja kysymys siitä, on poikkeama hyväksyttävä, jää sellaiseksi arvioksi, jonka on tehtävä henkilö, jolla on tietoa suhteesta ja sopimuksesta.
Myös toimittajien suoritusten arviointi kuuluu tähän. Tietoa toimitusajasta, laadusta ja valituksista on hyvin kerättävissä ja koostettavissa, mutta arvio siitä, mitä se merkitsee suhteen jatkolle, on päätös, jonka seurauksista ihmisen on pystyttävä vastaamaan. Tämä kategoria on käytännössä suurin, koska hankinta on nimenomaan alue, jossa luvut antavat viitteen, mutta eivät kerro koko tarinaa.
Kolmas tehtäväryhmä ei sovi automatisoitavaksi, ei edes valvonnan alla, koska työn ydin on vakuuttamisessa, luottamuksen rakentamisessa tai pitkän aikavälin seurauksia sisältävän päätöksen tekemisessä, joka ei seuraa suoraan datasta.
Ostohintojen neuvottelu on selkein esimerkki. Neuvottelu on dynaaminen, sosiaalinen prosessi, jossa sävy, ajoitus ja molemminpuolinen luottamus ovat vähintään yhtä tärkeitä kuin luvut. AI-järjestelmä voi tarjota tietoa, mutta itse keskustelun käyminen on eri asia.
Toimittajan valitseminen tärkeään tai pitkäaikaiseen sopimukseen pysyy myös ihmistyönä, varsinkin kun valinta ulottuu hintaa ja toimitusaikaa pidemmälle. Strateginen riippuvuus, maineriski ja pitkän aikavälin yhteistyön laatu ovat tekijöitä, jotka on vaikea mitata numeerisesti.
Sen lisäksi toimittajan käyttöönotto pysyy tehtävänä, joka vaatii ihmisen valvontaa vaatimustenmukaisuus- ja maksutiedoissa, juuri koska virheet aiheuttavat tässä taloudellisen riskin. Tämä liittyy laajempaan teemaan: kun AI:n käyttö koskettaa päätöksiä siitä, kuka tekee työn tai miten organisaatio on järjestetty, sovelletaan siihen omia lakisääteisiä vaatimuksia, kuten voi lukea myös artikkelista tekoälyasetus ja työntekijänne.
Kolmea kategoriaa erottaa toisistaan ei tehtävän monimutkaisuus sinänsä, vaan siihen kätkeytyvän päätöksen luonne. Vertaaminen, täsmäyttäminen ja jo kirjatun tiedon siirtäminen soveltuvat täyteen automatisointiin. Arviointi useiden, osin pehmeiden kriteerien perusteella vaatii valvontaa. Vakuuttaminen, neuvottelu ja strateginen valitseminen pysyvät ihmistyönä. Tämä kaava ei ole ainutlaatuinen hankinnalle: kohdassa mitä työtä AI voi ottaa hoitaakseen logistiikassa ja HR-tehtävissä, kuten kuvataan artikkelissa mitä työtä AI voi ottaa hoitaakseen HR-osastolla, toistuu samanlainen kolmijako: jäsennelty työ kategoriaan 1, arviointityö kategoriaan 2, suhde- ja päätöstyö kategoriaan 3.
Montako tuntia tämä konkreettisesti vapauttaa, riippuu vahvasti hankintaosaston koosta, järjestelmistä, jotka on jo yhdistetty, sekä toimittajien ja sopimusten määrästä. Tähän ei voida antaa yleistä prosenttilukua tuntemattaomatta oman tilanteen.
Tämän artikkelin jaottelu antaa kaavan, ei tarkkaa tilannetta omalla hankintaosastollanne. Ensimmäisen suuntaviivan saa ftetoai:n ilmaisesta pikatestistä: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja tulos siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista voidaan tänä päivänä siirtää AI:n hoidettavaksi. Täysi työskan, joka syventyy tiettyihin tehtäviin ja prosesseihin, on vielä rakenteilla; sitä ei voida vielä tarjota tässä, mutta ilmoitamme siitä heti, kun se on saatavilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.