Daļēji. MI var periodiski pārbaudīt, vai projekts turas pie grafika, budžeta un apjoma, un par to signalizēt. Pati korekcijas veikšana — lēmums mainīt apjomu, pārcelt kapacitāti vai pārrunāt termiņu no jauna — paliek projekta vadītāja vai menedžera ziņā. Uzdevums tātad sadalās daļā, ko šodien var pārņemt MI, un daļā, kas paliek cilvēka darbs.
Iznākums galvenokārt ir atkarīgs no trim asīm: strukturētības, apjoma un lēmumu telpas.
Strukturētība ir vidēja. Progresu, budžetu un apjomu projektu vadības rīkā bieži var kvantificēt — nostrādātās stundas, sasniegtie starpposma mērķi, iztērētais budžets. Taču jautājums, vai novirze ir pieņemama, ne vienmēr ir fiksēts kādā noteikumā. Projekts, kas atpaliek divas nedēļas, var būt nekaitīgs vai liecināt par dziļāku problēmu, un šai atšķirībai nepieciešams konteksts, kas ne vienmēr ir sistēmā.
Apjoms ir liels: ja vienlaikus norit vairāki projekti, statusa periodiska pārbaude ir atkārtota, līdzīga rakstura darbība. Tieši tāda veida darbs, kurā aģents izceļas salīdzinājumā ar vienreizējiem, unikāliem vērtējumiem.
Lēmumu telpa ir vidēja, un tieši tas ir ierobežojuma pamatā. Signalizēt, ka budžets pie 80% no darba ilguma jau ir izlietots par 95%, ir faktu konstatācija. Lemt, vai tas radies apjoma izmaiņu, piegādātāja kavējuma vai par zemu novērtēta budžeta dēļ — un ko ar to darīt — prasa izsvērt intereses, kas ne visas ir atspoguļotas datos.
Tai pretī stāv, ka kļūdu izmaksas ir zemas (2) un atbilstības prasības (compliance) samērā augstas (4): nepamanīts signāls var ļaut projektam nonākt problēmās pārāk vēlu, un regulētā vidē (valsts projekti, finanšu sektors) bieži pastāv fiksētas prasības par progresa ziņošanu. Tas padara pievilcīgu signalizēšanas automatizēšanu tieši tāpēc, ka nesignalizēšanas sekas ir lielas — un korekcijas veikšanu atstāt cilvēka ziņā tieši tāpēc, ka arī kļūdaina lēmuma sekas ir lielas.
Būvuzņēmums ar desmit norisošiem projektiem liek aģentam katru dienu nolasīt progresu no projektu vadības rīka: plānotās salīdzinājumā ar faktiskajām stundām, iztērēto budžetu salīdzinājumā ar sasniegtajiem starpposma mērķiem. Ja rodas iepriekš definēta novirze — piemēram, vairāk nekā 10% virs budžeta pie mazāk nekā 80% progresa —, aģents ģenerē signālu ar pamatojumu. Projekta vadītājs šo signālu izvērtē, nepieciešamības gadījumā pieprasa komandai skaidrojumu un lemj, vai nepieciešama korekcija. Periodiskā pārbaude ir pārņemta; korekcijas veikšana — nē.
Uzņēmumā bez projektu vadības rīka, kur progress tiek nodots mutiski sanāksmēs, trūkst aktuālo datu, ko šis uzdevums prasa. Tad automatizēt ir maz ko, lai cik strukturēts uzdevums arī nebūtu teorētiski. Arī projektos, kuros apjoms pastāvīgi mainās — piemēram, agrīnos inovāciju projektos —, nav stabilas bāzes līnijas, pret kuru salīdzināt, un tad līdzsvars pārceļas atpakaļ uz cilvēka darbu.
Un otrādi: organizācija ar skaidriem novirzes kritērijiem un labi aizpildītu rīku var atļauties aģentam uzticēt lielāku signalizēšanas daļu, nekā šeit aprakstīts. Priekšnosacījums vienmēr ir tas pats: aktuāli projekta dati un iepriekš definēti kritēriji tam, kas ir uzskatāms par novirzi.
Šis uzdevums nepastāv atsevišķi. Tam, kurš uzrauga progresu, bieži jāuzrauga arī budžets un jāsignalizē par novirzēm — uzdevums ar līdzīgu profilu: signalizēšana ir labi automatizējama, novirzes vērtējums — nē. Signāli, kas nāk no progresa uzraudzības, bieži savukārt kalpo par pamatu vadības sanāksmes sagatavošanai un darba kārtības izveidei, kur aģents var sagatavot darba kārtību un pamatā esošos skaitļus. Un lielākās organizācijās rezultāts galu galā nonāk vadības ziņojumā valdei vai akcionāriem, kur atkārtojas tas pats modelis — faktu apkopošana pret interpretāciju. Vienmēr atkārtojas tā pati pāreja: periodiskā, strukturētā daļa nonāk pie MI, interpretēšana un lēmumu pieņemšana paliek pie menedžera. Arī uzdevumu un atbildības deleģēšanā komandā šis dalījums parādās: jautājums, kurš ko dara, ir jautājums ar organizatoriskām un dažkārt darba tiesiskām sekām, un tam ir savas juridiskās prasības, ko šāda veida automatizācija neaizstāj.
Jautājums, vai tas attiecas arī uz jūsu projektiem, ir atkarīgs no tā, cik lielā mērā jūsu projektu dati jau ir strukturēti fiksēti un cik precīzi ir definēti jūsu novirzes kritēriji. Tas atšķiras atkarībā no uzņēmuma un projekta veida. Lai iegūtu par to sākotnēju priekšstatu, ir pieejams bezmaksas ātrais tests ar divpadsmit jautājumiem, bez konta reģistrēšanas, kas norāda, kādu daļu no stundām jūsu profilā šodien var pārņemt MI. Pilnais darba skenējums, kas jūsu uzņēmuma darbu kartē uzdevumu pēc uzdevuma, vēl tiek izstrādāts.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.