Grotendeels ja, met voorbehoud. Het opstellen van een notulen of besluitenlijst na een overleg, inclusief het herkennen van actiepunten en het delen daarvan met betrokkenen, is een taak die AI vandaag grotendeels aankan als er een opname of een bruikbaar verslag van het overleg beschikbaar is. Wat overblijft is controle op juistheid: heeft de tekst goed weergegeven wie wat heeft besloten en wie welke actie op zich neemt.
Drie assen geven de doorslag: gestructureerdheid, oordeelsruimte en volume.
De gestructureerdheid scoort een 3. Een overleg heeft een vaste vorm — agendapunten, sprekers, besluiten, acties — maar de inhoud verschilt elke keer. AI herkent het patroon (wie zegt wat, wat wordt afgesproken) goed, maar moet per keer opnieuw bepalen wat relevant is om vast te leggen en wat ruis was.
De oordeelsruimte scoort ook een 3. Er is een keuze nodig: is een opmerking een besluit, een suggestie of alleen een gedachte die niemand overneemt? Wie een overleg heeft bijgewoond waarin drie mensen door elkaar praten en iemand halverwege zijn standpunt wijzigt, weet dat dit onderscheid niet altijd vanzelf spreekt. Een taal-model kan dit aan de hand van context meestal goed inschatten, maar niet foutloos.
Het volume scoort een 4. Bedrijven met een cultuur van vergaderen — wekelijkse teamoverleggen, projectupdates, stuurgroepen — produceren veel van dit soort verslagen. Precies dat volume maakt het aantrekkelijk om te automatiseren: hetzelfde soort taak, telkens opnieuw, met beperkte inhoudelijke variatie in vorm.
Klantcontact en fysieke aanwezigheid scoren allebei een 5, het gunstigste puntje op de schaal. Dat komt niet doordat AI hier per se moeiteloos in slaagt, maar omdat deze taak geen van beide vereist. Een notulen opstellen gebeurt na het overleg, niet erin; er is geen live interactie met een klant en geen fysieke handeling nodig. Dat maakt de taak in principe overal inzetbaar waar een overleg wordt opgenomen of samengevat.
Creativiteit scoort een 2, het meest ongunstige punt in dit profiel. Notuleren is grotendeels weergeven, niet verzinnen. Er is weinig ruimte en ook weinig behoefte aan een eigen stijl of interpretatie — sterker nog, een notulist die te veel eigen inbreng toevoegt, doet zijn werk juist slechter. Dat is precies waarom deze taak zich goed leent voor AI: het gevraagde resultaat is een accurate weergave, geen origineel stuk tekst.
Foutkosten en compliance scoren beide een 3, een middenpositie. Een verkeerd vastgelegd actiepunt kost tijd om te herstellen en kan tot verwarring leiden over wie iets zou doen, maar leidt zelden tot direct meetbare schade. In sommige sectoren ligt dat anders: bij een besluitenlijst die dient als formeel bewijs — bijvoorbeeld in een medezeggenschapsorgaan of bij een audit — wegen fouten zwaarder en is nauwkeurige controle op elk woord nodig. Daar verschuift de as compliance richting een hogere score en wordt de rol van de mens die goedkeurt zwaarder, niet lichter.
Een managementteam vergadert wekelijks een uur. Een opname of transcript gaat naar een systeem dat een besluitenlijst opstelt: wie was aanwezig, welke besluiten zijn genomen, wie heeft welke actie met welke termijn. Dat concept wordt automatisch gedeeld via het samenwerkingsplatform van het team. Een deelnemer — vaak degene die het overleg leidde — leest het door en keurt goed of stuurt terug met een correctie. Dat laatste stap, het beoordelen van de weergave, blijft mensenwerk. Dezelfde logica speelt bij managementrapportage voor directie of aandeelhouders: AI stelt een eerste versie op, een mens toetst de inhoud voordat die naar buiten gaat.
Bij een bedrijf zonder opname- of verslagcultuur — waar overleggen informeel verlopen en niemand meeschrijft — ontbreekt de basis waarop AI kan werken. De randvoorwaarde is expliciet: een opname of een duidelijk verslag van het overleg. Zonder die input is er niets om samen te vatten. Ook bij overleggen met veel technisch jargon, sterk wisselende sprekers door elkaar, of besluiten die alleen impliciet worden genomen zonder dat iemand ze uitspreekt, neemt de kans op misinterpretatie toe en wordt de menselijke controle belangrijker dan bij een overleg met een strakke agenda.
Wat verandert is niet dat notuleren verdwijnt, maar dat het eerste concept niet meer door een mens wordt getypt terwijl hij luistert. Die tijd komt vrij voor iets anders: actief deelnemen aan het overleg zelf, of het bewaken van de opvolging van taken en verantwoordelijkheden die aan een team worden gedelegeerd. De controle op de uitkomst blijft, en in sommige overleggen — waar besluiten juridisch of financieel gewicht hebben — blijft die controle net zo zwaar als voorheen. Hoe die verschuiving in een specifieke sector uitpakt, hangt af van hoeveel vergaderstructuur er al is; zie bijvoorbeeld wat AI kan overnemen in de groothandel voor een sectorbeeld waarin overlegvolume en documentatieplicht een rol spelen.
Of notuleren in uw bedrijf een taak is die zich makkelijk laat verschuiven, hangt af van hoe uw overleggen nu al worden vastgelegd en hoe zwaar de besluiten wegen die erin worden genomen. Verwante taken zoals projectvoortgang bewaken tegen een planning of een beoordelingscyclus organiseren en plannen kennen een vergelijkbare mix van structuur en menselijk oordeel. De gratis quickscan van FTE TO AI bestaat uit twaalf vragen, vraagt geen account en geeft een indicatie welk deel van de uren in uw profiel vandaag door AI over te nemen is. De volledige werkscan, die het werk van een heel bedrijf taak voor taak doorrekent naar fte-capaciteit, is nog in aanbouw.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.