Den, der stiller spørgsmålet "kan AI overtage administrationen", stiller egentlig det forkerte spørgsmål. Den administrative afdeling består af dusinvis af opgaver, der har lidt med hinanden at gøre. At bogføre en indkøbsfaktura er en anden type arbejde end at ringe til en debitor, der ikke har betalt i tre måneder. I vores taksonomi for dette område skelner vi mellem 84 opgaver, og de falder ud fra deres karakter i tre kategorier: opgaver, som AI allerede kan overtage nu, opgaver hvor AI udfører arbejdet, men et menneske godkender eller afviser, og opgaver, der forbliver menneskearbejde. Mønstret bag denne opdeling er mere nyttigt end en liste med 84 regler.
De opgaver, der kan overtages fuldt ud, deler et kendetegn: de er strukturerede, gentagelige og kan afprøves mod fastlagte regler. Bogføring af indkøbsfakturaer er det klareste eksempel her. Beløb, moms og konto følger logiske mønstre, som et system kan genkende og anvende konsekvent, især hos leverandører, der tidligere er blevet bogført. Indlæsning og matchning af bankudtog hører også hertil: at koble en transaktion til en åben postering er i sin kerne en sammenligning mellem beløb, datoer og referencer - noget software er bedre og hurtigere til end et menneske, der ruller igennem samme talrække.
Oprettelse og afsendelse af salgsfakturaer knytter sig logisk hertil, forudsat at de underliggende data om levering og prisaftale allerede er fastlagt. Det, disse opgaver har til fælles, er, at der ikke er et vurderingsspørgsmål involveret. Der findes et korrekt resultat, og systemet skal blot finde og udføre det. Fejl kan efterfølgende kontrolleres på grundlag af faste kriterier, hvilket begrænser risikoen ved fuld automatisering.
Den største gruppe af opgaver i administrationen falder i mellemkategorien: AI udfører det forberedende arbejde, men et menneske godkender eller afviser, med god grund. Udsendelse af betalingspåmindelser til debitorer er et godt eksempel på dette. Et system kan udmærket registrere en forfalden faktura og udarbejde en påmindelse, men om påmindelsen faktisk skal sendes - hos en kunde, man lige nu forhandler en betalingsordning med, eller ved en faktura, der stadig er omtvistet - kræver et blik, der kender konteksten.
Det samme gælder for tilrettelæggelse og behandling af udgående betalinger. Et system kan sammensætte en betalingsbatch baseret på åbne kreditorposter, men autorisationen af den er et kontrolpunkt med en grund: er dette beløb korrekt, er denne leverandør godkendt, stemmer forfaldsdatoen. Dette tilsyn er ikke et midlertidigt mellemstadie, indtil AI kan gøre det bedre; det er en bevidst indretning af ansvar og kontrol over pengestrømme. Behandling af udlæg og rejseudgifter falder i samme kategori: at genkende en kvittering og indtaste beløbet kan automatiseres, men spørgsmålet om, hvorvidt en udgift er forretningsmæssig og rimelig, forbliver en vurdering, som foretages af en person med kendskab til politikken.
En tredje gruppe opgaver forbliver menneskearbejde, ikke fordi teknologien ikke er klar til det, men fordi opgaven selv handler om noget andet end databehandling. Opfølgning på åbne debitorposter er det tydeligste eksempel på dette: at kontakte en kunde om en forfalden betaling og indgå en aftale om, hvordan og hvornår den indfries, er en forhandling, hvor tone, relation og flexibilitet spiller ind. Det er ikke en indtastningsopgave med et korrekt resultat, men en samtale med et resultat, der varierer fra kunde til kunde.
Den månedlige lønadministration har ligeledes en kerne, der forbliver menneskearbejde, selvom enkelte trin i den kan automatiseres. Indtastning af lønændringer og generering af lønsedler kan i vid udstrækning understøttes, men det endelige ansvar for en korrekt og rettidig udbetaling, herunder afvejningen ved afvigende situationer som sygdom, ferie eller opsigelse, ligger hos en person. Kommer en opgave i nærheden af personalebeslutninger, gælder der egne lovkrav, som denne side ikke tager stilling til. Også udarbejdelsen af momsangivelsen forbliver, trods meget automatiseret forberedelse, en opgave, hvor en person står for den endelige kontrol og indgivelse, om ikke andet fordi ansvaret for en forkert angivelse ikke ligger hos et system.
Denne opdeling - struktureret indtastning til AI, vurderingsarbejde til tilsyn, relationer og ansvar til mennesker - er ikke en tilfældighed for administrationen. Den, der ser på hvilket arbejde kan AI overtage i kundeservice, ser et lignende mønster: rutinemæssige spørgsmål lader sig automatisere godt, komplekse klager med følelser i sig ikke. Og på hvad kan AI overtage i installationsbranchen gør det samme spørgsmål sig gældende for planlægning og administration omkring selve arbejdet. Det er opgavens form, ikke branchen, der afgør, hvor AI kan og ikke kan anvendes.
Hvad dette betyder for en konkret administration, varierer fra organisation til organisation: sammensætningen af opgaver, de systemer der allerede er koblet sammen, og måden ansvar er fordelt på, spiller alle en rolle. En indikation af dette billede for jeres egen situation får I med den gratis quickscan fra ftetoai: tolv spørgsmål, uden konto, med en indikation af hvilken del af timerne i jeres profil der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, der beregner på opgaveniveau, er stadig under udvikling; den udbyder vi bevidst ikke endnu.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.