Quem coloca a pergunta "a IA pode assumir a administração" está, na verdade, a colocar a pergunta errada. O departamento administrativo é composto por dezenas de tarefas que têm pouco em comum entre si. Lançar uma fatura de compra é um tipo de trabalho diferente de ligar a um devedor que há três meses não paga. Na nossa taxonomia para este domínio, distinguimos 84 tarefas, que, com base na sua natureza, se dividem em três categorias: tarefas que a IA já pode assumir agora, tarefas em que a IA faz o trabalho mas um humano aprova ou rejeita, e tarefas que continuam a ser trabalho humano. O padrão por trás dessa divisão é mais útil do que uma lista de 84 regras.
As tarefas que podem ser totalmente assumidas partilham uma característica: são estruturadas, repetíveis e verificáveis segundo regras fixas. O lançamento de faturas de compra é aqui o exemplo mais claro. O valor, o IVA e a conta contabilística seguem padrões lógicos que um sistema consegue reconhecer e aplicar de forma consistente, especialmente no caso de fornecedores já lançados anteriormente. Também a leitura e correspondência de extratos bancários se enquadra aqui: associar uma transação a um item em aberto é, no fundo, uma comparação entre valores, datas e referências, algo em que o software é melhor e mais rápido do que um humano a percorrer a mesma coluna de números.
O elaborar e enviar faturas de venda encaixa-se logicamente aqui, desde que os dados subjacentes sobre a entrega e o acordo de preço já estejam estabelecidos. O que estas tarefas têm em comum é que não envolvem uma questão de avaliação. Existe um resultado correto, e o sistema apenas precisa de o encontrar e executar. Os erros podem ser verificados posteriormente com base em critérios objetivos, o que mantém limitado o risco da automação total.
O maior grupo de tarefas na administração enquadra-se na categoria intermédia: a IA faz o trabalho preparatório, mas um humano aprova ou rejeita, com motivo. O envio de lembretes de pagamento a devedores é um bom exemplo disto. Sinalizar uma fatura vencida e elaborar um lembrete é algo que um sistema faz perfeitamente, mas se esse lembrete deve realmente ser enviado - no caso de um cliente com quem se está a negociar um plano de pagamento, ou de uma fatura ainda em disputa - exige um olhar que conheça o contexto.
O mesmo se aplica à preparação e processamento de pagamentos a fornecedores. Um sistema pode compor um lote de pagamentos com base nas contas a pagar em aberto, mas a autorização desse lote é um ponto de controlo com uma razão de ser: este valor está correto, este fornecedor está de acordo, a data de vencimento está certa. Essa supervisão não é uma etapa intermédia temporária até a IA conseguir fazer melhor; é uma organização deliberada de responsabilidade e controlo sobre os fluxos financeiros. O processamento de despesas e custos de viagem enquadra-se na mesma categoria: reconhecer um recibo e introduzir o valor é automatizável, mas a questão de saber se uma despesa é profissional e razoável continua a ser uma avaliação feita por alguém com conhecimento da política interna.
Um terceiro grupo de tarefas continua a ser trabalho humano, não porque a tecnologia não esteja pronta para isso, mas porque a própria tarefa gira em torno de algo diferente do processamento de dados. O acompanhamento de contas a receber em aberto é o exemplo mais claro disto: contactar um cliente sobre um pagamento em atraso e chegar a um acordo sobre como e quando este será liquidado é uma negociação em que o tom, a relação e a flexibilidade têm um papel. Isto não é uma tarefa de introdução de dados com um resultado correto, mas uma conversa cujo resultado varia consoante o cliente.
A folha de vencimentos mensal também tem um núcleo que continua a ser trabalho humano, ainda que passos individuais possam ser automatizados. Introduzir alterações salariais e gerar recibos de vencimento pode em grande parte ser apoiado por sistemas, mas a responsabilidade final por um pagamento correto e atempado, incluindo a ponderação em situações excecionais como doença, licença ou despedimento, cabe a uma pessoa. Quando uma tarefa se aproxima de decisões relativas a pessoal, aplicam-se requisitos legais próprios sobre os quais esta página não se pronuncia. Também a elaboração da declaração de IVA continua, apesar de muita preparação automatizada, a ser uma tarefa em que alguém assume o controlo final e a submissão, ainda que apenas porque a responsabilidade por uma declaração incorreta não recai sobre um sistema.
Esta divisão - entrada estruturada para a IA, trabalho de avaliação para supervisão, relações e responsabilidade para pessoas - não é uma coincidência da administração. Quem observa que trabalho pode a IA assumir no atendimento ao cliente vê um padrão semelhante: automatizar bem perguntas de rotina, não reclamações complexas com carga emocional. E em o que pode a IA assumir no setor de instalações técnicas, a mesma questão surge no planeamento e na administração em torno do próprio trabalho. É a forma da tarefa, não o setor, que determina onde a IA pode ou não ser aplicada.
O que isto significa para uma administração concreta varia consoante a organização: a combinação de tarefas, os sistemas já integrados e a forma como as responsabilidades estão divididas, tudo isso tem influência. Uma indicação desse panorama para a sua própria situação obtém-a com o quickscan gratuito da ftetoai: doze perguntas, sem conta, com uma indicação de que parte das horas no seu perfil pode hoje ser assumida pela IA. A análise de trabalho completa, que calcula ao nível das tarefas, ainda está em desenvolvimento; por isso, ainda não a disponibilizamos aqui de forma deliberada.
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