Kun kysytään "voiko tekoäly ottaa taloushallinnon hoitaakseen", esitetään itse asiassa väärä kysymys. Taloushallinnon osasto koostuu kymmenistä tehtävistä, joilla on keskenään vähän yhteistä. Ostolaskun kirjaaminen on erilaista työtä kuin sellaisen velallisen soittaminen, joka ei ole maksanut kolmeen kuukauteen. Tätä toimialaa koskevassa taksonomiassamme erottelemme 84 tehtävää, ja ne jakautuvat luonteensa perusteella kolmeen kategoriaan: tehtäviin, jotka tekoäly voi jo nyt ottaa hoitaakseen, tehtäviin, joissa tekoäly tekee työn mutta ihminen hyväksyy tai hylkää sen, sekä tehtäviin, jotka pysyvät ihmistyönä. Tämän jaottelun taustalla oleva kaava on hyödyllisempi kuin lista 84 säännöstä.
Tehtävillä, jotka voidaan ottaa kokonaan hoidettavaksi, on yhteinen piirre: ne ovat jäsenneltyjä, toistuvia ja tarkistettavissa kiinteiden sääntöjen perusteella. Ostolaskujen kirjaaminen on tästä selkein esimerkki. Summa, arvonlisävero ja tililuokka noudattavat loogisia kaavoja, jotka järjestelmä voi tunnistaa ja soveltaa johdonmukaisesti, varsinkin toimittajien kohdalla, jotka on kirjattu aiemminkin. Myös tiliotteiden lukeminen ja täsmäytys kuuluvat tähän: tapahtuman yhdistäminen avoimeen erään on pohjimmiltaan summien, päivämäärien ja viitteiden vertailua - jotain, missä ohjelmisto on parempi ja nopeampi kuin ihminen, joka selaa samaa lukurivistöä.
Myyntilaskujen laatiminen ja lähettäminen liittyy tähän loogisesti, kunhan toimitusta ja hintasopimusta koskevat perustiedot on jo vahvistettu. Näille tehtäville on yhteistä, ettei niihin sisälly arviointikysymystä. On olemassa oikea lopputulos, ja järjestelmän tarvitsee vain löytää se ja toteuttaa se. Virheet ovat jälkikäteen tarkistettavissa kiinteiden kriteerien perusteella, mikä pitää täyden automatisoinnin riskin hallittavana.
Suurin osa taloushallinnon tehtävistä kuuluu välikategoriaan: tekoäly tekee valmistelevan työn, mutta ihminen hyväksyy tai hylkää sen, syystä. Maksumuistutusten lähettäminen velallisille on tästä hyvä esimerkki. Erääntyneen laskun tunnistaminen ja muistutuksen laatiminen sujuu järjestelmältä mainiosti, mutta se, pitääkö muistutus todella lähettää - asiakkaalle, jonka kanssa juuri neuvotellaan maksujärjestelystä, tai laskusta, joka on vielä riidanalainen - vaatii kontekstin tuntevaa katsetta.
Sama pätee lähtevien maksujen valmisteluun ja käsittelyyn. Järjestelmä voi koota maksuerän avoimien ostovelkojen perusteella, mutta sen hyväksyminen on tarkistuspiste, jolla on syynsä: onko summa oikein, onko toimittaja hyväksytty, täsmääkö eräpäivä. Tämä valvonta ei ole väliaikainen välivaihe siihen asti, kunnes tekoäly osaa sen paremmin; se on tietoinen tapa järjestää vastuu ja valvonta rahavirtoihin. Kulukorvausten ja matkakulujen käsittely kuuluu samaan kategoriaan: kuitin tunnistaminen ja summan syöttäminen on automatisoitavissa, mutta kysymys siitä, onko kulu liiketoiminnallinen ja kohtuullinen, jää edelleen käytäntöjä tuntevan henkilön arvioitavaksi.
Kolmas ryhmä tehtäviä pysyy ihmistyönä, ei siksi, ettei tekniikka olisi siihen valmis, vaan koska tehtävä itsessään koskee jotain muuta kuin tiedon käsittelyä. Avoimien velallissaatavien seuranta on tästä selkein esimerkki: asiakkaaseen yhteydenotto myöhästyneestä maksusta ja sopiminen siitä, miten ja milloin se hoidetaan, on neuvottelu, jossa sävyllä, suhteella ja joustavuudella on merkitystä. Se ei ole syöttötehtävä, jolla on oikea lopputulos, vaan keskustelu, jonka lopputulos vaihtelee asiakkaan mukaan.
Myös kuukausittaisessa palkkahallinnossa on ydin, joka pysyy ihmistyönä, vaikka yksittäiset vaiheet voidaan automatisoida. Palkkamuutosten syöttämistä ja palkkalaskelmien luomista voidaan pitkälti tukea, mutta lopullinen vastuu oikeasta ja ajallaan tapahtuvasta maksusta, mukaan lukien harkinta poikkeavissa tilanteissa kuten sairaus, loma tai irtisanominen, on henkilön vastuulla. Kun tehtävä lähestyy henkilöstöpäätöksiä, siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, joista tämä sivu ei ota kantaa. Myös arvonlisäveroilmoituksen laatiminen jää - runsaasta automatisoidusta valmistelusta huolimatta - tehtäväksi, jonka lopullisen tarkistuksen ja jättämisen joku hoitaa, jo pelkästään siksi, ettei virheellisestä ilmoituksesta koituva vastuu ole järjestelmällä.
Tämä jaottelu - jäsennelty syöttötyö tekoälylle, arviointityö valvonnan alle, suhteet ja vastuu ihmisille - ei ole taloushallinnon sattumaa. Kun tarkastellaan, mitä työtä tekoäly voi ottaa hoitaakseen asiakaspalvelussa, nähdään vastaava kaava: rutiininomaisten kysymysten automatisointi onnistuu hyvin, monimutkaiset ja tunnepitoiset valitukset eivät. Ja sivulla mitä tekoäly voi ottaa hoitaakseen asennusalalla sama kysymys nousee esiin itse työhön liittyvässä suunnittelussa ja hallinnossa. Tehtävän muoto, ei toimiala, määrää, missä tekoälyä voi käyttää ja missä ei.
Mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa tietylle taloushallinnolle, vaihtelee organisaatioittain: tehtävien yhdistelmä, jo yhdistetyt järjestelmät ja tapa, jolla vastuut on jaettu, vaikuttavat kaikki asiaan. Käsityksen saa omasta tilanteestaan ftetoai:n ilmaisella pikatestillä: kaksitoista kysymystä, ilman tiliä, ja tuloksena arvio siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on tänään tekoälyn otettavissa hoidettavaksi. Täydellinen työanalyysi, joka laskee tehtävätasolla, on vielä kehitteillä; sitä emme tarjoa vielä tässä vaiheessa tietoisesti.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.