Cine pune întrebarea "poate AI prelua administrația" pune de fapt întrebarea greșită. Departamentul administrativ constă din zeci de sarcini care au puțin în comun între ele. Înregistrarea unei facturi de achiziție este un tip de muncă diferit față de a suna un debitor care nu plătește de trei luni. În taxonomia noastră pentru acest domeniu distingem 84 de sarcini, care se împart, în funcție de natura lor, în trei categorii: sarcini pe care AI le poate prelua deja acum, sarcini la care AI face munca dar un om aprobă sau respinge, și sarcini care rămân muncă umană. Tiparul din spatele acestei împărțiri este mai util decât o listă de 84 de reguli.
Sarcinile care pot fi preluate complet au o caracteristică comună: sunt structurate, repetabile și verificabile pe baza unor reguli fixe. Înregistrarea facturilor de achiziție este cel mai clar exemplu aici. Suma, TVA-ul și contul din registrul general urmează tipare logice pe care un sistem le poate recunoaște și aplica în mod consecvent, mai ales la furnizori care au fost înregistrați anterior. Și citirea și corelarea extraselor bancare intră în această categorie: cuplarea unei tranzacții cu o poziție deschisă este, în esență, o comparație între sume, date și referințe, ceva la care software-ul este mai bun și mai rapid decât un om care derulează același șir de cifre.
Întocmirea și trimiterea facturilor de vânzare se leagă logic de acestea, cu condiția ca datele subiacente despre livrare și acordul de preț să fie deja stabilite. Ceea ce au în comun aceste sarcini este că nu conțin o întrebare de evaluare. Există un rezultat corect, iar sistemul trebuie doar să îl găsească și să îl execute. Erorile pot fi verificate ulterior pe baza unor criterii clare, ceea ce limitează riscul automatizării complete.
Cel mai mare grup de sarcini din administrație intră în categoria de mijloc: AI face munca pregătitoare, dar un om aprobă sau respinge, cu motiv. Trimiterea memento-urilor de plată către debitori este un exemplu bun în acest sens. Un sistem poate semnala foarte bine o factură scadentă și poate întocmi un memento, dar dacă acel memento trebuie într-adevăr trimis - la un client cu care se negociază tocmai un plan de plată, sau la o factură care este încă în litigiu - necesită o privire care cunoaște contextul.
Același lucru este valabil pentru pregătirea și procesarea plăților ieșite. Un sistem poate întocmi un lot de plăți pe baza pozițiilor deschise ale creditorilor, dar autorizarea acestuia este un moment de control cu un motiv: această sumă este corectă, acest furnizor este de acord, data scadenței este corectă. Această supraveghere nu este un pas intermediar temporar până când AI o poate face mai bine; este o structurare deliberată a responsabilității și controlului asupra fluxurilor de bani. Procesarea declarațiilor de cheltuieli și a cheltuielilor de călătorie intră în aceeași categorie: recunoașterea unei chitanțe și introducerea sumei se pot automatiza, dar întrebarea dacă o cheltuială este de natură profesională și rezonabilă rămâne o evaluare pe care o face cineva cu cunoștințe despre politica internă.
Un al treilea grup de sarcini rămâne muncă umană, nu pentru că tehnologia nu este pregătită pentru ea, ci pentru că sarcina în sine se învârte în jurul a altceva decât procesarea datelor. Urmărirea pozițiilor deschise ale debitorilor este cel mai clar exemplu în acest sens: a lua legătura cu un client cu privire la o plată restantă și a face un acord despre cum și când aceasta va fi achitată este o negociere în care tonul, relația și flexibilitatea joacă un rol. Aceasta nu este o sarcină de introducere de date cu un rezultat corect, ci o conversație cu un rezultat care diferă de la client la client.
Administrarea lunară a salariilor are, de asemenea, un nucleu care rămâne muncă umană, chiar dacă pașii individuali din cadrul acesteia pot fi automatizați. Introducerea modificărilor salariale și generarea fișelor de salariu pot fi sprijinite în mare parte, dar responsabilitatea finală pentru o plată corectă și la timp, inclusiv evaluarea în situații atipice precum boala, concediul sau concedierea, revine unei persoane. Dacă o sarcină se apropie de decizii legate de personal, atunci se aplică cerințe legale proprii asupra cărora această pagină nu se pronunță. Și întocmirea declarației de TVA rămâne, în ciuda unei pregătiri mult automatizate, o sarcină pentru care cineva își asumă controlul final și depunerea, fie și numai pentru că răspunderea pentru o declarație incorectă nu revine unui sistem.
Această împărțire - introducere structurată către AI, muncă de evaluare către supraveghere, relații și responsabilitate către oameni - nu este o coincidență specifică administrației. Cine se uită la ce muncă poate prelua AI la serviciul clienți vede un tipar similar: automatizarea întrebărilor de rutină funcționează bine, plângerile complexe cu încărcătură emoțională nu. Și la ce poate prelua AI în domeniul instalațiilor aceeași întrebare apare la planificare și administrația din jurul muncii în sine. Forma sarcinii, nu sectorul, determină unde AI este sau nu utilizabil.
Ce înseamnă acest lucru pentru o administrație concretă diferă de la o organizație la alta: combinația de sarcini, sistemele deja conectate și modul în care sunt împărțite responsabilitățile joacă toate un rol. O indicație a acestei imagini pentru propria dumneavoastră situație o obțineți cu quickscanul gratuit de la ftetoai: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație a proporției de ore din profilul dumneavoastră care poate fi preluată astăzi de AI. Scanul complet de lucru, care calculează la nivel de sarcină, este încă în construcție; acesta nu îl oferim aici încă, în mod deliberat.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.