La pregunta "¿pueden estos datos usarse en IA?" suele responderse mirando el contenido: si contiene un nombre, un importe, un diagnóstico. Ese no es el núcleo de la cuestión. Lo determinante suele ser la procedencia de los datos: en qué condiciones fueron recopilados, con qué finalidad y sobre qué base legal. El mismo texto —por ejemplo, un correo de un cliente que contiene una dirección— puede ser procesado sin problemas por una aplicación de IA en un sistema, y no en otro, dependiendo de cómo se obtuvieron esos datos en su momento y de lo que se haya acordado o registrado al respecto.
Esta es la razón por la que no existe una lista general del tipo "este tipo de datos nunca puede usarse en IA", ni tendría sentido que existiera. Lo que sí existe es una serie de áreas de atención en las que la procedencia y la finalidad de los datos deben examinarse con especial cuidado antes de introducirlos en una aplicación de IA.
En el caso de los datos personales, no se trata principalmente de si algo es un dato personal, sino de para qué fue recopilado. Los datos obtenidos con una finalidad determinada —por ejemplo, para procesar un pedido— no pueden emplearse sin más para otra finalidad, como entrenar un modelo o pasarlos por una herramienta de IA que quede fuera del contexto original. Si esto está permitido depende de la base sobre la que se obtuvieron esos datos en su momento, de un eventual consentimiento y de lo que establezcan los propios acuerdos de tratamiento de datos y las declaraciones de privacidad. Para las condiciones exactas se aplica la normativa legal propia; el texto vigente puede consultarse a través de la autoridad de protección de datos correspondiente y la legislación de privacidad aplicable.
Dentro de los datos personales existe una categoría aparte con un régimen más estricto: datos sobre salud, origen, creencias, vida sexual, datos de carácter penal y categorías similares. Para estos datos se aplican condiciones adicionales que son independientes de si una aplicación de IA podría trabajar bien con ellos. También aquí la procedencia es determinante: si los datos se recopilaron dentro de un marco que permite su tratamiento por un sistema de IA, y si existe una base legal que cubra ese uso.
Además de los datos personales, también entra en juego la confidencialidad que no proviene de la legislación de privacidad, sino de contratos. La información de clientes, proveedores o socios compartida bajo una cláusula de confidencialidad no puede introducirse sin más en una herramienta de IA, especialmente si esa herramienta procesa los datos fuera de la propia organización o los utiliza para entrenar modelos. Esto se plantea, por ejemplo, al procesar correo electrónico: cuando se evalúa si la IA puede asumir la clasificación del correo electrónico general, no solo es relevante si una herramienta de IA puede leer y clasificar mensajes técnicamente, sino también si el contenido de esos mensajes está sujeto a un acuerdo de confidencialidad con un tercero. El mismo mecanismo se plantea en telefonía: al abordar la pregunta de si la IA puede asumir la atención de llamadas y su transferencia, también debe examinarse qué datos se registran y procesan durante una llamada, y bajo qué acuerdos ocurre esto.
Otro punto de atención no es el contenido de los datos, sino su estatus en el tiempo: los datos sujetos a un plazo de conservación legal o contractual deben gestionarse de una manera específica, y el uso de una aplicación de IA no cambia nada en esa obligación. Quien investiga esto para procesos de archivo suele llegar por sí mismo a la pregunta de cómo la IA puede asumir el archivo de documentos y su verificación frente a los plazos de conservación se relaciona con la propia obligación de conservación: un sistema de IA puede ser útil para reconocer plazos, pero la responsabilidad del cumplimiento correcto no se traslada por ello.
La introducción de datos en una nueva aplicación de IA afecta a veces también a la participación de los trabajadores, especialmente cuando se trata de sistemas que procesan datos sobre el desempeño, el comportamiento o la presencia de los empleados. Si se requiere el consentimiento del comité de empresa, y cuándo, es una cuestión independiente de la cuestión de privacidad; puede encontrar más información en la página sobre cuándo interviene el comité de empresa. Incluso al margen de un proceso formal de aprobación, puede ser útil ver cómo se plantea informar al comité de empresa sobre la IA, precisamente porque el uso de datos y la implementación de aplicaciones de IA suelen surgir juntos dentro de una organización.
Esta página describe el mecanismo mediante el cual los datos pueden o no utilizarse en una aplicación de IA. Para las decisiones sobre el diseño de funciones, procesos de trabajo o política de personal a raíz del uso de IA se aplican requisitos legales propios y consideraciones propias, para las que esta página no ofrece fundamento.
La pregunta clave para cualquier dato que desee utilizar en una aplicación de IA no es "¿es esto sensible?", sino "¿en qué condiciones se obtuvo esto en su momento, y esa base legal cubre también este uso?". Averiguar esto es tarea de la propia organización, eventualmente junto con un asesor jurídico. Si primero desea una indicación de qué parte de sus tareas se presta en general para ser asumida por IA, al margen de la cuestión de los datos, puede completar el quickscan gratuito de ftetoai: doce preguntas, sin necesidad de cuenta, con una indicación de qué parte de las horas de su perfil puede ser asumida hoy por IA. El análisis de trabajo completo, que tiene en cuenta este tipo de cuestiones sobre datos por tarea, todavía está en construcción.
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