La registrazione delle ore riguarda la rilevazione del tempo lavorato sulla base dei dati di entrata e uscita o dell'inserimento manuale, fino a una registrazione delle ore approvata. Questo lavoro ricorre in quasi ogni organizzazione, spesso a carico degli addetti alle risorse umane e dei dipendenti stessi, con un sistema di rilevazione presenze come fonte.
Tre assi sono determinanti: la strutturazione, il volume e la compliance.
La strutturazione qui raggiunge il massimo. Timbrare l'entrata e l'uscita produce dati puliti e univoci: un orario, un numero di dipendente, una sede. Non è necessaria alcuna interpretazione per determinare cosa significhi un momento di timbratura. Anche l'inserimento manuale segue quasi sempre un formato fisso: ora di inizio, ora di fine, pausa. È esattamente il tipo di input che il software elabora bene.
Anche il volume è elevato. Ogni dipendente timbra entrata e uscita ogni giorno, e ciò avviene in modo strutturale, tutto l'anno. Un compito che ricorre spesso e varia poco è particolarmente adatto all'automazione: il guadagno in termini di tempo è grande perché il lavoro continua a ripetersi.
L'asse della compliance è tuttavia diverso: qui il punteggio è basso-medio, e questo è il motivo per cui questo compito non può essere semplicemente lasciato andare. La registrazione delle ore riguarda la legge sull'orario di lavoro, gli accordi del contratto collettivo su straordinari e periodi di riposo, e il diritto dei dipendenti di poter controllare e correggere le proprie ore. Un errore nella registrazione può avere conseguenze immediate sulla retribuzione o sull'accumulo delle ferie. Per questo è necessario il controllo umano nel momento in cui si presentano anomalie: un dipendente che si dimentica di timbrare l'uscita, una correzione richiesta, una discrepanza tra sistema e pianificazione.
Il margine di giudizio qui è basso, il che è favorevole all'automazione: c'è poco da valutare nel registrare un momento di timbratura. Il contatto con il cliente non gioca praticamente alcun ruolo, poiché si tratta di un processo interno. La creatività non è rilevante. La componente fisica si limita al momento della timbratura stessa, che è già gestito da hardware o da un'app. I costi degli errori si collocano nel mezzo: una singola registrazione errata è correggibile, ma errori strutturali nel pagamento delle ore possono effettivamente accumularsi.
Un esempio: un dipendente timbra l'entrata alle 08:02 e l'uscita alle 17:01. Il sistema calcola automaticamente il tempo lavorato, sottrae la pausa e prepara il risultato per l'approvazione. Questo processo — registrare, calcolare, preparare — un sistema con RPA (robotic process automation) può già gestirlo oggi. Ciò che resta a carico di una persona è il controllo: la registrazione è corretta, c'è un'anomalia, è necessario intervenire manualmente in caso di guasto nel sistema di timbratura o di un momento di timbratura dimenticato.
Questo non è quindi un compito che passa completamente all'AI, né un compito che resta completamente lavoro umano. È un compito che passa in parte: la registrazione e l'elaborazione in automatico, l'approvazione e le anomalie con controllo umano che approva o respinge motivando.
Due elementi sono qui determinanti. Primo, un collegamento affidabile con il sistema di timbratura: se i dati di origine non arrivano in modo coerente, ogni automazione costruita su di essi è basata su fondamenta instabili. Secondo, le anomalie devono essere segnalate automaticamente per il controllo, in modo che un dipendente non riceva silenziosamente il pagamento di un numero errato di ore. Questo controllo non è un elemento secondario ma il nucleo del motivo per cui questo compito non è di categoria 1.
Il risultato descritto sopra parte da una situazione standard: rapporti di lavoro fissi, un sistema di timbratura funzionante, accordi contrattuali collettivi chiari. In un'organizzazione con molti lavoratori flessibili, contratti variabili o regimi di straordinario complessi, l'asse della compliance assume un peso maggiore, ed è necessario più controllo umano, non meno. Anche nelle aziende senza un sistema di timbratura centrale, dove le ore vengono ancora tenute su carta o in fogli di calcolo separati, la strutturazione è inferiore e l'automazione diventa possibile solo dopo un investimento nel sistema stesso. Questo è esattamente il motivo per cui un compito specifico non riceve mai automaticamente lo stesso giudizio del compito in senso generale: il punteggio dipende dai sistemi e dagli accordi che un'organizzazione ha già in essere.
L'impiego di questo tipo di sistemi tocca anche obblighi più ampi. Si pensi a il GDPR nell'automazione dei compiti, poiché la registrazione delle ore tratta dati personali, e a l'alfabetizzazione sull'AI come obbligo per i dipendenti che lavorano con il sistema o ne controllano i risultati. Se un'organizzazione considera di utilizzare i segnali provenienti dalla registrazione delle ore per decisioni relative al personale, si applica un quadro normativo specifico; ciò non fa parte di questa valutazione del compito.
Questa pagina offre il quadro generale per il compito della registrazione delle ore. Come questo si traduce all'interno dei propri sistemi e accordi, si può determinare con una breve verifica: la quickscan gratuita di ftetoai è composta da dodici domande, non richiede un account e fornisce un'indicazione di quale parte delle ore nel proprio profilo può essere oggi assunta dall'AI. La scansione di lavoro completa, che approfondisce compiti e processi individuali, è ancora in fase di sviluppo.
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