A gestão parece, à primeira vista, um domínio de consulta, julgamento e responsabilidade — tudo terreno tipicamente humano. No entanto, uma função de gestão consiste numa série de tarefas separadas, e essas tarefas diferem muito no grau em que a IA as pode assumir. Das 40 tarefas que distinguimos dentro deste domínio, uma parte clara enquadra-se em cada uma das três categorias. O padrão por detrás disto é mais útil do que uma lista com marcações.
Tarefas que consistem sobretudo em recolher, organizar e resumir dados existentes prestam-se bem a serem totalmente assumidas pela IA. Pense na elaboração de um relatório de gestão para a direção ou para os acionistas: os números já estão nos sistemas, a estrutura do relatório é em grande parte fixa, e a IA consegue sinalizar desvios e tendências sem que um humano tenha de escrever cada linha. Também controlar o orçamento e sinalizar desvios se enquadra aqui: trata-se de comparar despesas reais com o orçamento e aplicar valores-limite, algo em que o software é estruturalmente melhor do que um humano que faz isso semanalmente ao lado de outras tarefas.
A característica comum desta categoria é que o resultado pode ser determinado em grande parte objetivamente a partir dos dados disponíveis, e que a tarefa se repete segundo uma estrutura fixa. É necessária pouca margem de interpretação e não há que ponderar interesses. Isso torna a diferença com tarefas semelhantes noutros departamentos não coincidência: também em pode a IA assumir a manutenção do registo de auditoria de alterações financeiras vemos que o registo sistemático e orientado por dados é bem automatizável, enquanto a interpretação do que esse registo significa exige outra coisa.
Grande parte do trabalho de gestão situa-se entre a automatização total e o trabalho totalmente humano. Aqui, a IA pode gerar um conceito, análise ou proposta, mas um humano avalia o resultado e aprova ou rejeita, com fundamento.
A elaboração de um plano anual com objetivos concretos é um bom exemplo. A IA pode, com base em dados históricos e informação da organização, elaborar uma primeira versão de objetivos, ações e responsabilidades por departamento. Mas se esses objetivos são realistas, suficientemente ambiciosos e coerentes entre si exige avaliação por alguém que conheça a organização, as suas pessoas e as suas limitações. O mesmo se aplica à definição de KPIs por equipa ou processo: a IA pode fazer sugestões com base em organizações ou setores semelhantes, mas a escolha de quais indicadores devem realmente orientar a atuação depende de prioridades que não são totalmente dedutíveis a partir de dados.
Também a preparação e definição da agenda de reuniões de gestão se enquadra nesta categoria intermédia: a IA pode reunir documentos, propor uma agenda e fazer resumos, mas alguém tem de avaliar se os temas certos foram agendados da forma certa, e se pontos sensíveis devem ou não ser discutidos nesse grupo. O padrão é sempre o mesmo: a IA fornece uma primeira versão sólida, um humano confronta-a com contexto que não está totalmente registado em dados, e aprova ou rejeita.
Um terceiro grupo de tarefas continua em grande parte com os humanos, não porque a IA não consiga processar a informação, mas porque a própria tarefa gira em torno de assumir responsabilidade, ponderar interesses ou falar em nome da organização.
Tomar decisões durante uma reunião de gestão é aqui o exemplo mais claro. Pode haver informação totalmente analisada sobre a mesa, mas a escolha em si — com a responsabilidade que lhe está associada — cabe às pessoas que têm a competência e o mandato. A IA pode tornar visíveis as opções e as consequências, mas carregar no botão é outra pessoa que o faz.
Elaborar um plano estratégico para os próximos anos enquadra-se em grande parte na mesma categoria. A IA pode fornecer análises de mercado, de clientes e internas, mas escolher a direção de uma organização para o médio prazo exige uma ponderação de risco, ambição e aquilo que a organização quer, na verdade, tornar-se — algo que não se deduz objetivamente a partir de dados. Planear as necessidades de pessoal a nível de gestão é sensível por outra razão: toca diretamente em decisões sobre pessoas e funções. Para esse tipo de decisões aplicam-se requisitos legais próprios que um empregador tem de cumprir, e que exigem um rigor que não pode ser substituído por uma análise de tarefas. Quem se orienta de forma mais abrangente sobre questões de pessoal encontra uma distinção semelhante na página sobre que trabalho pode a IA assumir no departamento de RH: também aí a fronteira entre a análise de dados de apoio e as decisões sobre pessoas é nítida.
Se olharmos para as 40 tarefas deste domínio, é possível traçar uma linha: quanto mais uma tarefa consiste em processar de forma repetível informação existente e estruturada, mais cedo a IA a pode assumir integralmente. Quanto mais uma tarefa exige combinar dados com conhecimento organizacional que não está registado, mais cedo é necessária supervisão. E quanto mais a própria tarefa for o exercício de responsabilidade, mandato ou julgamento — e não a sua preparação —, mais cedo continua a ser trabalho humano. Esse padrão não é exclusivo da gestão: a mesma lógica explica, por exemplo, por que motivo em que trabalho pode a IA assumir na logística as tarefas de planeamento são mais rapidamente automatizáveis do que as tarefas em que alguém tem de acordar uma exceção com um fornecedor ou cliente.
Esta divisão diz algo sobre as tarefas, não sobre a quantidade de gestão de que uma organização necessita ou sobre como organiza o seu pessoal — isso é e continua a ser da própria organização, com os seus próprios enquadramentos legais aplicáveis.
Quer saber como esta divisão se traduz na sua própria situação? A quickscan gratuita da ftetoai consiste em doze perguntas, funciona sem conta, e dá uma indicação de que parte das horas no seu perfil pode hoje ser assumida pela IA. Atenção: esta é uma primeira indicação, não uma análise completa. A werkscan alargada, que aprofunda ao nível das tarefas, está ainda em construção — ainda não a podemos oferecer, mas a quickscan já dá um ponto de partida honesto.
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