La gestión parece a primera vista un dominio de deliberación, criterio y responsabilidad, todo terreno típicamente humano. Sin embargo, una función de gestión consiste en una serie de tareas independientes, y esas tareas difieren mucho en la medida en que la IA puede asumirlas. De las 40 tareas que distinguimos dentro de este dominio, una parte clara recae en cada una de las tres categorías. El patrón que hay detrás resulta más útil que una simple lista de casillas marcadas.
Las tareas que consisten sobre todo en recopilar, ordenar y resumir datos existentes se prestan bien a una asunción completa por parte de la IA. Piense en la elaboración de un informe de gestión para la dirección o los accionistas: las cifras ya están en los sistemas, la estructura del informe está en gran medida fijada, y la IA puede señalar desviaciones y tendencias sin que una persona tenga que teclear cada línea. También el control presupuestario y la señalización de desviaciones entra en esta categoría: se trata de comparar el gasto real con el presupuesto y aplicar valores límite, algo en lo que el software es estructuralmente mejor que una persona que lo hace de manera adicional cada semana.
El rasgo común de esta categoría es que el resultado puede determinarse en gran medida de forma objetiva a partir de los datos disponibles, y que la tarea se repite según una estructura fija. Se necesita poco margen de interpretación y no hay que ponderar intereses. Esto hace que la diferencia con tareas comparables en otros departamentos no sea casual: también en si la IA puede asumir el mantenimiento del registro de auditoría de cambios financieros vemos que el registro sistemático y basado en datos es fácilmente automatizable, mientras que la interpretación de lo que ese registro significa requiere otra cosa.
Gran parte del trabajo de gestión se encuentra entre la automatización completa y el trabajo totalmente humano. Aquí la IA puede entregar un concepto, un análisis o una propuesta, pero una persona evalúa el resultado y lo aprueba o rechaza, con motivo.
La elaboración de un plan anual con objetivos concretos es un buen ejemplo. La IA puede elaborar, a partir de datos históricos y de aportaciones de la organización, un primer borrador de objetivos, acciones y responsabilidades por departamento. Pero si esos objetivos son realistas, suficientemente ambiciosos y coherentes entre sí requiere la evaluación de alguien que conoce la organización, a su personal y sus limitaciones. Lo mismo ocurre con la determinación de KPI por equipo o proceso: la IA puede hacer sugerencias basándose en organizaciones o sectores comparables, pero la elección de qué indicadores deben ser realmente determinantes depende de prioridades que no pueden deducirse por completo de los datos.
También la preparación y elaboración del orden del día de una reunión de gestión entra en esta categoría intermedia: la IA puede recopilar documentos, proponer un orden del día y hacer resúmenes, pero alguien debe evaluar si los temas correctos están programados de la manera correcta, y si los puntos sensibles deben tratarse o no en ese grupo. El patrón es siempre el mismo: la IA entrega una primera versión sólida, una persona la contrasta con contexto que no está registrado por completo en los datos, y la aprueba o rechaza.
Un tercer grupo de tareas sigue siendo, en gran medida, tarea de personas, no porque la IA no pueda procesar la información, sino porque la tarea misma consiste en asumir responsabilidad, ponderar intereses o hablar en nombre de la organización.
Tomar decisiones durante una reunión de gestión es aquí el ejemplo más claro. Puede haber información completamente analizada sobre la mesa, pero la decisión en sí misma —con la responsabilidad que ello implica— corresponde a las personas que tienen la autoridad y el mandato. La IA puede aclarar opciones y consecuencias, pero apretar el botón lo hace otra persona.
La elaboración de un plan estratégico para los próximos años entra en gran medida en la misma categoría. La IA puede aportar análisis de mercado, de clientes e internos, pero elegir el rumbo de una organización a medio plazo requiere ponderar el riesgo, la ambición y en qué quiere convertirse realmente la organización, algo que no se deduce de forma objetiva a partir de datos. La planificación de las necesidades de personal a nivel de gestión resulta delicada por otra razón: afecta directamente a decisiones sobre personas y funciones. Para ese tipo de decisiones existen requisitos legales propios que un empleador debe cumplir, y estos exigen un cuidado que no puede sustituirse mediante un análisis de tareas. Quien se oriente de forma más amplia sobre cuestiones de personal encontrará una distinción similar en la página sobre qué trabajo puede asumir la IA en el departamento de RR. HH.: también allí la frontera entre el análisis de datos de apoyo y las decisiones sobre personas puede trazarse con claridad.
Si observa las 40 tareas de este dominio, se puede trazar una línea: cuanto más consiste una tarea en el procesamiento repetible de información existente y estructurada, antes puede la IA asumirla por completo. Cuanto más requiere una tarea combinar datos con conocimiento organizativo no registrado, antes es necesaria la supervisión. Y cuanto más consiste la propia tarea en el ejercicio de responsabilidad, mandato o criterio —no su preparación—, antes sigue siendo trabajo humano. Ese patrón no es exclusivo de la gestión: la misma lógica explica, por ejemplo, por qué en qué trabajo puede asumir la IA en la logística las tareas de planificación son más rápidamente automatizables que aquellas en las que alguien debe acordar una excepción con un proveedor o un cliente.
Esta clasificación dice algo sobre las tareas, no sobre cuánta gestión necesita una organización o cómo organiza su personal; eso es y sigue siendo decisión de la propia organización, con los marcos legales propios que se aplican en cada caso.
¿Quiere saber cómo se traduce esta clasificación a su propia situación? El quickscan gratuito de ftetoai consta de doce preguntas, funciona sin necesidad de crear una cuenta, y ofrece una indicación de qué parte de las horas de su perfil puede asumir hoy la IA. Tenga en cuenta que se trata de una primera indicación, no de un análisis completo. El análisis de trabajo detallado, que profundiza más a nivel de tareas, todavía está en desarrollo; aún no podemos ofrecérselo, pero el quickscan ya proporciona un punto de partida honesto.
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