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KI und Management: Was ändert sich bei den Aufgaben?

Management scheint auf den ersten Blick ein Bereich von Beratung, Urteilsvermögen und Verantwortung zu sein — alles typisch menschliches Terrain. Dennoch besteht eine Managementfunktion aus einer Reihe einzelner Aufgaben, und diese Aufgaben unterscheiden sich stark darin, inwieweit KI sie übernehmen kann. Von den 40 Aufgaben, die wir innerhalb dieses Bereichs unterscheiden, fällt ein deutlicher Teil in jede der drei Kategorien. Das Muster dahinter ist nützlicher als eine Liste mit Häkchen.

Wo KI die Arbeit bereits übernehmen kann

Aufgaben, die vor allem aus dem Sammeln, Ordnen und Zusammenfassen bestehender Daten bestehen, eignen sich gut für eine vollständige Übernahme durch KI. Denken Sie an das Erstellen eines Managementberichts für Geschäftsführung oder Aktionäre: Die Zahlen befinden sich bereits in Systemen, die Struktur des Berichts ist größtenteils festgelegt, und KI kann Abweichungen und Trends signalisieren, ohne dass ein Mensch jede Zeile eintippen muss. Auch die Budgetüberwachung und das Signalisieren von Abweichungen fallen hierunter: Es geht darum, tatsächliche Ausgaben mit dem Budget zu vergleichen und Grenzwerte anzuwenden — etwas, worin Software strukturell besser ist als ein Mensch, der es wöchentlich nebenbei erledigt.

Das gemeinsame Merkmal dieser Kategorie ist, dass das Ergebnis größtenteils objektiv aus verfügbaren Daten zu bestimmen ist und dass sich die Aufgabe nach einer festen Struktur wiederholt. Es ist wenig Interpretationsspielraum nötig und keine Abwägung von Interessen. Das macht den Unterschied zu vergleichbaren Aufgaben in anderen Abteilungen nicht zufällig: Auch bei kann KI das Führen eines Auditprotokolls finanzieller Änderungen übernehmen sehen wir, dass systematische, datengetriebene Erfassung gut automatisierbar ist, während die Interpretation dessen, was diese Erfassung bedeutet, etwas anderes verlangt.

Wo KI unterstützt, aber Aufsicht nötig bleibt

Ein großer Teil der Managementarbeit liegt zwischen vollständiger Automatisierung und vollständigem Menschenwerk. Hier kann KI ein Konzept, eine Analyse oder einen Vorschlag liefern, aber ein Mensch beurteilt das Ergebnis und genehmigt oder lehnt es ab, mit Begründung.

Das Erstellen eines Jahresplans mit konkreten Zielen ist ein gutes Beispiel. KI kann auf Basis historischer Daten und Input aus der Organisation einen ersten Entwurf von Zielen, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten je Abteilung erstellen. Ob diese Ziele jedoch realistisch, ambitioniert genug und untereinander konsistent sind, erfordert die Beurteilung durch jemanden, der die Organisation, ihre Mitarbeiter und ihre Beschränkungen kennt. Dasselbe gilt für das Festlegen von KPIs je Team oder Prozess: KI kann Vorschläge auf Basis vergleichbarer Organisationen oder Branchen machen, aber die Wahl, welche Indikatoren wirklich richtungsweisend sein sollen, hängt von Prioritäten ab, die sich nicht vollständig aus Daten ableiten lassen.

Auch die Vorbereitung und Terminierung von Managementbesprechungen fällt in diese Mittelkategorie: KI kann Unterlagen sammeln, eine Tagesordnung vorschlagen und Zusammenfassungen erstellen, aber jemand muss beurteilen, ob die richtigen Themen auf die richtige Weise auf die Tagesordnung gesetzt wurden und ob sensible Punkte in dieser Runde besprochen werden sollten oder nicht. Das Muster ist stets dasselbe: KI liefert eine fundierte erste Fassung, ein Mensch prüft diese anhand von Kontext, der nicht vollständig in Daten erfasst ist, und genehmigt oder lehnt ab.

Wo die Arbeit Menschenwerk bleibt

Eine dritte Gruppe von Aufgaben bleibt größtenteils bei Menschen, nicht weil KI die Informationen nicht verarbeiten kann, sondern weil die Aufgabe selbst um Verantwortungsübernahme, Interessenabwägung oder das Sprechen im Namen der Organisation geht.

Entscheidungen während einer Managementbesprechung zu treffen ist hier das deutlichste Beispiel. Es können vollständig analysierte Informationen auf dem Tisch liegen, aber die Entscheidung selbst — mit der dazugehörigen Verantwortung — liegt bei den Menschen, die die Befugnis und das Mandat dazu haben. KI kann Optionen und Konsequenzen aufzeigen, den Knopf drückt jemand anderes.

Die Erstellung eines strategischen Plans für die kommenden Jahre fällt weitgehend in dieselbe Kategorie. KI kann Markt-, Kunden- und interne Analysen liefern, aber die Richtungswahl für eine Organisation für den mittelfristigen Zeitraum erfordert eine Abwägung von Risiko, Ambition und dem, was die Organisation überhaupt werden will — etwas, das sich nicht objektiv aus Daten ableiten lässt. Die Personalbedarfsplanung auf Managementebene liegt aus einem anderen Grund heikel: Sie betrifft direkt Entscheidungen über Menschen und Funktionen. Für solche Entscheidungen gelten eigene gesetzliche Anforderungen, die ein Arbeitgeber erfüllen muss, und diese erfordern eine Sorgfalt, die sich nicht durch eine Aufgabenanalyse ersetzen lässt. Wer sich breiter mit Personalfragen befasst, findet einen vergleichbaren Unterschied auf der Seite über welche Arbeit kann KI in der HR-Abteilung übernehmen: Auch dort lässt sich die Grenze zwischen unterstützender Datenanalyse und Entscheidungen über Menschen scharf ziehen.

Das Muster hinter der Einteilung

Betrachtet man die 40 Aufgaben in diesem Bereich, lässt sich eine Linie ziehen: Je mehr eine Aufgabe aus der wiederholbaren Verarbeitung bestehender, strukturierter Informationen besteht, desto eher kann KI sie vollständig übernehmen. Je mehr eine Aufgabe das Kombinieren von Daten mit nicht dokumentiertem Organisationswissen erfordert, desto eher ist Aufsicht nötig. Und je mehr eine Aufgabe selbst die Ausübung von Verantwortung, Mandat oder Urteilsvermögen ist — nicht deren Vorbereitung —, desto eher bleibt sie Menschenwerk. Dieses Muster ist nicht einzigartig für das Management: Dieselbe Logik erklärt beispielsweise, warum bei welche Arbeit kann KI in der Logistik übernehmen Planungsaufgaben schneller automatisierbar sind als Aufgaben, bei denen jemand mit einem Lieferanten oder Kunden eine Ausnahme vereinbaren muss.

Diese Einteilung sagt etwas über die Aufgaben aus, nicht darüber, wie viel Management eine Organisation benötigt oder wie sie ihr Personal einrichtet — das ist und bleibt Sache der Organisation selbst, mit den eigenen gesetzlichen Rahmenbedingungen, die dabei gelten.

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