Het reserveren van vergaderruimtes lijkt een klein taakje, maar bestaat uit een reeks stappen die niet allemaal in dezelfde categorie vallen. Een deel ervan wordt op dit moment al volledig door software afgehandeld, zonder dat een office manager erbij hoeft te kijken. Een ander deel loopt via een systeem dat een voorstel doet, waarna een mens goedkeurt of afkeurt. En een klein deel blijft mensenwerk, ook bij bedrijven die verder alles hebben geautomatiseerd. Deze pagina legt uit welk deel waar valt, en waarom.
Een reservering volgt een vast patroon: is de ruimte vrij, past de capaciteit, is de apparatuur beschikbaar, is er geen dubbele boeking. Dat is precies het soort logica dat software al decennia aankan, mits de agenda's en het reserveringssysteem aan elkaar gekoppeld zijn. Bij een bedrijf waar iedereen via Outlook of Google Calendar boekt en het reserveringssysteem daarop is aangesloten, is een conflict tussen twee boekingen een controle die een machine sneller en foutlozer uitvoert dan een mens die tussen twee schermen heen en weer klikt. Ontbreekt die koppeling, en werkt een deel van het bedrijf nog met een whiteboard of een los Excel-bestand, dan houdt de automatisering op bij de voordeur: er is dan simpelweg geen betrouwbare databron om op te reageren.
Bij een bedrijf met een paar vergaderruimtes en een handvol reserveringen per week loont automatisering nauwelijks: de tijd die een office manager kwijt is aan het bijhouden ervan valt in het niet. Bij een organisatie met meerdere locaties, tientallen ruimtes en honderden boekingen per week ligt dat anders. Daar is de taak repetitief genoeg om een systeem te laten draaien dat continu beschikbaarheid checkt, conflicten signaleert en automatisch een alternatief voorstelt. Dat is ook de reden waarom dit soort automatisering vaak samen wordt ingevoerd met verwante taken zoals het ontvangen en aanmelden van bezoekers of het beheren van agenda's van collega's: de onderliggende systemen en koppelingen zijn deels dezelfde.
Een dubbele boeking van een vergaderruimte is meestal een ongemak, geen ramp: iemand verplaatst de afspraak of zoekt een andere ruimte. Dat maakt de gewone reservering geschikt voor volledige automatisering. Maar niet elke situatie is gewoon. Een bestuursvergadering die per ongeluk wordt verplaatst, een klant die op de verkeerde locatie wordt ontvangen, een videoconferentiesysteem dat op het cruciale moment niet is gereserveerd naast de ruimte: dat zijn fouten met gevolgen die verder gaan dan ongemak. Bij dat soort uitzonderingen is toezicht met menselijke goedkeuring de logische inrichting: het systeem signaleert het conflict of de bijzondere situatie, en een mens beslist. Dat is dezelfde logica die geldt bij het monitoren van voortgang van doelen en projecten: routinematige signalen automatisch afhandelen, afwijkingen voorleggen.
Anders dan bij taken waar een klant of externe partij rechtstreeks met een medewerker communiceert, is een ruimtereservering meestal een intern proces. Er is geen gevoelige klantrelatie die om een menselijke stem vraagt, en er zijn zelden compliance-regels die een specifieke aanpak voorschrijven. Dat is een van de redenen waarom deze taak eenvoudiger te automatiseren is dan bijvoorbeeld het sorteren en verdelen van inkomende post, waar afwijkende poststukken en vertrouwelijke enveloppen wel om een beoordelingsmoment vragen — zie hoe inkomende post sorteren en verdelen zich verhoudt tot automatisering.
Er is geen creatief element aan het bepalen of een ruimte vrij is. Dat lage cijfer op de as creativiteit is geen tekortkoming van de taak, het is juist waarom deze taak zich zo goed laat automatiseren: er is geen interpretatie nodig, alleen een controle tegen vaste regels. Vergelijk dat met een taak als het matchen van reis- en verblijfsfacturen aan boekingen, waar afwijkende bonnetjes en onduidelijke regels wel om beoordeling vragen — zie hoe reis- en verblijfsfacturen matchen aan boekingen zich verhoudt tot automatisering. Hoe minder interpretatie een taak vraagt, hoe eerder de volledige overname mogelijk is in plaats van alleen toezicht.
De uitkomst is niet dat de rol verdwijnt, maar dat het karakter van het werk verschuift. Het bijhouden van elke individuele boeking en het handmatig oplossen van simpele dubbele boekingen is het deel dat het meest voor overname vatbaar is, mits het reserveringssysteem aan de agenda's is gekoppeld. Het beoordelen van uitzonderingssituaties, het afhandelen van bijzondere verzoeken en het bewaken van de algehele indeling van faciliteiten blijft, in elk geval voorlopig, iets waar een mens naar kijkt. Bij een bedrijf zonder gekoppelde systemen verandert er weinig, tot die koppeling er is. Bij een bedrijf dat die koppeling wel heeft, verschuift het werk van uitvoeren naar controleren.
Om te bepalen hoe dit voor uw eigen organisatie ligt, is het nuttig eerst te kijken naar wat een bandbreedte in dit soort inschattingen wel en niet zegt — dat leest u op de pagina over wat een bandbreedte zegt en wat niet. Wilt u een eerste indicatie voor uw eigen bedrijf, dan kunt u de gratis quickscan doen: twaalf vragen, zonder account, met een indicatie welk deel van de uren in uw profiel vandaag door AI is over te nemen. De volledige werkscan, die het werk van een bedrijf taak voor taak uiteenlegt, is nog in aanbouw en is op dit moment niet beschikbaar.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.