Η αναφορά αναλύει την εργασία σας σε καθήκοντα, αξιολογεί κάθε καθήκον και υπολογίζει τι σημαίνει αυτό σε fte. Αυτό το αποτέλεσμα είναι ένας φάκελος, όχι μια εντολή. Τι κάνετε με αυτό εξαρτάται από τι διαθέτετε: χρόνο, γνώση των δικών σας συστημάτων, και όρεξη να το αναλάβετε μόνοι σας. Υπάρχουν τρεις διαδρομές. Η σειρά δεν είναι τυχαία: η πρώτη διαδρομή είναι η πιο οικονομική και οι περισσότερες επιχειρήσεις μπορούν να προχωρήσουν με αυτή περισσότερο απ' όσο πιστεύουν.
Λαμβάνετε έναν οδικό χάρτη: τα καθήκοντα από την αναφορά μετατρέπονται σε βήματα, με πρότυπα και μια εκτίμηση του χρόνου ανά βήμα. Όχι ανοιχτή συμβουλή, αλλά μια σειρά: τι πρώτα, τι μετά, και τι απαιτεί κάθε βήμα σε ποιότητα δεδομένων και σε συνδέσεις με τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιείτε.
Αυτή η διαδρομή ταιριάζει όταν υπάρχει στην επιχείρηση κάποιος που γνωρίζει την ψηφιακή πλευρά της εργασίας — τα συστήματα, τις εξαγωγές δεδομένων, τους ιδιοκτήτες των διαδικασιών — και που διαθέτει χρόνο να διεκπεραιώσει τα βήματα ο ίδιος. Η εργασία δεν είναι βαριά με την έννοια της εξειδίκευσης, αλλά απαιτεί επιμονή: συμπλήρωση προτύπων, συλλογή δεδομένων, και ολοκλήρωση των βημάτων πραγματικά αντί να σταματήσετε μετά το πρώτο βήμα.
Αυτή η διαδρομή δεν ταιριάζει όταν δεν υπάρχει κανείς που να ελευθερώσει χρόνο, ή όταν τα πρώτα βήματα κολλάνε ήδη σε δεδομένα που δεν βρίσκονται πουθενά τακτοποιημένα. Τότε ο οδικός χάρτης παραμένει σωστός, αλλά μένει στο συρτάρι. Αν θέλετε πρώτα να δείτε πώς προκύπτει ακριβώς αυτός ο οδικός χάρτης, αυτό εξηγείται στο πώς λειτουργεί.
Εδώ το εργαλείο παραμένει ο φάκελος — η αναφορά και ο οδικός χάρτης παραμένουν η βάση — αλλά ένας συνεργάτης αναλαμβάνει τα βήματα που παραμένουν σε εκκρεμότητα εσωτερικά. Επιλέγετε μόνοι σας ανά τμήμα: κάποια βήματα τα κάνετε εσείς, άλλα τα αναθέτετε σε κάποιον που το έχει κάνει συχνότερα.
Αυτή η διαδρομή ταιριάζει όταν υπάρχει μεν κάποιος που μπορεί να καθορίσει την κατεύθυνση και να παρακολουθήσει την πρόοδο, αλλά δεν έχει αρκετές ώρες για να κάνει κάθε βήμα ο ίδιος. Ταιριάζει επίσης όταν ένα από τα βήματα βρίσκεται εκτός της δικής σας γνώσης — μια σύνδεση που είναι εξειδικευμένη, ή ένα σύνολο δεδομένων που πρέπει πρώτα να καθαριστεί προτού ένα βήμα έχει νόημα.
Τι πρέπει να μπορείτε να κάνετε μόνοι σας: να αξιολογήσετε την πρόοδο και να αποφασίσετε τι αναθέτετε και τι όχι. Ο συνεργάτης εργάζεται με βάση την αναφορά, όχι με βάση δική του εκτίμηση· ο φάκελος παραμένει ο οδηγός, ακόμα και όταν ένα μέρος της εργασίας μετατοπίζεται.
Αυτή η διαδρομή δεν ταιριάζει όταν δεν υπάρχει κανείς εσωτερικά για να καθοδηγήσει τον συνεργάτη. Τότε το «εν μέρει καθοδηγούμενα» καταλήγει στην πράξη σε πλήρη ανάθεση, μόνο χωρίς αυτό να έχει αποφασιστεί εκ των προτέρων από κανέναν.
Ένας συνεργάτης αναλαμβάνει πλήρως την εφαρμογή, με την αναφορά ως φάκελο. Όχι από το μηδέν — ο συνεργάτης ξεκινά από τα καθήκοντα και την αξιολόγηση που υπάρχουν ήδη, όχι από έναν νέο γύρο ερωτήσεων. Και μόνο εφόσον εσείς δώσετε την άδεια για αυτό: η αναφορά είναι και παραμένει δική σας, και η κοινοποίησή της είναι επιλογή, όχι αυτόματη συνέχεια.
Αυτή η διαδρομή ταιριάζει όταν δεν υπάρχει περιθώριο να το αναλάβετε μόνοι σας, ή όταν το αποτέλεσμα δείχνει ότι η εφαρμογή είναι μεγαλύτερη από ό,τι μπορεί να οργανωθεί εσωτερικά — πολλαπλά συστήματα, πολλαπλά τμήματα, ή βήματα που πρέπει να γίνουν το ένα μετά το άλλο χωρίς καθυστέρηση.
Τι πρέπει να μπορείτε να κάνετε μόνοι σας: να διαβάσετε και να αξιολογήσετε την αναφορά προτού την παραδώσετε. Ένας συνεργάτης που εργάζεται με τον φάκελο, εργάζεται πιο γρήγορα και πιο ακριβώς από έναν συνεργάτη που πρέπει να ξεκινήσει από το μηδέν, αλλά αυτό το πλεονέκτημα υπάρχει μόνο αν εσείς οι ίδιοι έχετε διαπιστώσει ότι το αποτέλεσμα είναι ορθό.
Αυτή η διαδρομή δεν ταιριάζει όταν η αναφορά δεν έχει ακόμη μελετηθεί, ή όταν η επιλογή της ανάθεσης προκύπτει κυρίως από βιασύνη. Ο φάκελος υπάρχει για να τεκμηριώσει αυτή την επιλογή, όχι για να την παρακάμψει.
Καμία από τις τρεις διαδρομές δεν μεταβάλλει το περιεχόμενο της αναφοράς. Τα καθήκοντα, η αξιολόγηση και ο υπολογισμός fte καθορίζονται τη στιγμή που ολοκληρώνεται η σκαν· η διαδρομή καθορίζει μόνο ποιος κάνει το επόμενο βήμα. Ένας συνεργάτης που εμπλέκεται στη διαδρομή 2 ή 3 παραμένει εκτός της ίδιας της σκαν — αυτό το βήμα έρχεται μετά την αναφορά, ποτέ εντός αυτής.
Όποια διαδρομή και να ταιριάζει, η βάση είναι η ίδια: μια ανάλυση της εργασίας σας σε καθήκοντα, όχι μια σύγκριση με ό,τι κάνουν άλλες επιχειρήσεις. Πώς είναι δομημένη ακριβώς αυτή η ανάλυση και τι συμβαίνει κάτω από το καπό, αναφέρεται στο τι είναι. Και για όσους θέλουν πρώτα να διαβάσουν πώς άλλες επιχειρήσεις χρησιμοποίησαν τις τρεις διαδρομές, και πού αυτό ταίριαξε ή όχι, υπάρχει η βάση γνώσεων.
Η επιλογή μεταξύ των διαδρομών δεν είναι οριστική. Μια επιχείρηση που ξεκινά με τη διαδρομή 1 και κολλάει σε μία συγκεκριμένη σύνδεση, μπορεί ακόμα να αναθέσει αυτό το βήμα χωρίς να εγκαταλείψει τον υπόλοιπο οδικό χάρτη. Οι διαδρομές δεν είναι επίπεδα που πρέπει να διανύσετε, αλλά τρεις τρόποι για να συνεχίσετε με το ίδιο αποτέλεσμα.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.