Beleženje ur pomeni zapisovanje opravljenega časa na podlagi podatkov o prijavi in odjavi ali ročnega vnosa, vse do potrjene evidence ur. To delo se ponavlja v skoraj vsaki organizaciji, pogosto pri kadrovskih sodelavcih in zaposlenih samih, pri čemer je vir podatkov sistem za evidenco delovnega časa.
Odločilne so tri osi: strukturiranost, obseg in skladnost.
Strukturiranost tu dosega najvišjo oceno. Prijava in odjava dajeta urejene, enoznačne podatke: časovni podatek, številko zaposlenca, lokacijo. Ni potrebe po razlagi, da bi ugotovili, kaj določen trenutek prijave pomeni. Tudi ročni vnos praviloma sledi fiksni obliki: začetna ura, končna ura, odmor. Prav to je vrsta vnosa, ki jo programska opremina dobro obdeluje.
Tudi obseg je visok. Vsak zaposleni se dnevno prijavlja in odjavlja, in to poteka strukturno, vse leto. Naloga, ki se pogosto ponavlja in malo variira, je izrazito primerna za avtomatizacijo: prihranek časa je velik, ker se delo neprestano ponavlja.
Os skladnosti pa je drugačna: tu je ocena nizka do srednja, in prav zato te naloge ni mogoče preprosto prepustiti sami sebi. Evidenca ur se navezuje na zakon o delovnem času, na kolektivne dogovore o nadurah in počitku ter na pravice zaposlenih, da lahko preverijo in popravijo lastne ure. Napaka v evidenci ima lahko neposredne posledice za plačo ali za obračun dopusta. Zato je človeški nadzor potreben v trenutku, ko pride do odstopanj: zaposleni, ki pozabi odjaviti se, popravek, ki se zahteva, neskladje med sistemom in razporedom.
Prisotnost presoje je tu nizka, kar je ugodno za avtomatizacijo: pri zapisu trenutka prijave ni veliko tehtanja. Stik s stranko praktično ne igra vloge, saj gre za interni proces. Ustvarjalnost ni relevantna. Fizična komponenta je omejena na sam trenutek prijave, ki ga že obravnava strojna opremina ali aplikacija. Stroški napak so na sredini: posamezna napačna evidenca je mogoče popraviti, vendar se lahko sistemske napake pri izplačilu ur dejansko seštevajo.
Primer: zaposleni se prijavi ob 08.02 in odjavi ob 17.01. Sistem samodejno izračuna opravljeni čas, odšteje odmor in pripravi rezultat za potrditev. Ta postopek — zapis, izračun, priprava — lahko sistem z RPA (robotic process automation) že danes opravi. Kar ostane za človeka, je nadzor: ali je evidenca pravilna, ali obstaja odstopanje, ali je treba ročno posredovati ob motnji v sistemu za evidenco delovnega časa ali pri pozabljeni prijavi.
Gre torej za nalogo, ki ne preide v celoti na AI, in tudi ne za nalogo, ki ostaja povsem človeško delo. Gre za nalogo, ki preide delno: zapisovanje in obdelava avtomatsko, potrditev in odstopanja pod človeškim nadzorom, ki potrdi ali zavrne z razlogom.
Pri tem sta odločilni dve zadevi. Prvič, zanesljiva povezava s sistemom za evidenco delovnega časa: če vhodni podatki ne prihajajo dosledno, je vsaka avtomatizacija, zgrajena na tem, zgrajena na trhlih temeljih. Drugič, odstopanja se morajo samodejno signalizirati za preverjanje, tako da zaposlenemu ne izplačajo tiho napačnega števila ur. Ta nadzor ni postranska zadeva, temveč jedro razloga, zakaj ta naloga ni kategorija 1.
Zgoraj opisan izid izhaja iz standardne situacije: stalne zaposlitve, delujoč sistem za evidenco delovnega časa, jasni kolektivni dogovori. Pri organizaciji z veliko fleksibilnimi delavci, spremenljivimi pogodbami ali zapletenimi ureditvami nadur se os skladnosti premakne k večji teži, in potreben je več, ne manj, človeškega nadzora. Tudi pri podjetjih brez osrednjega sistema za evidenco delovnega časa, kjer se ure še vodijo na papirju ali v ločenih preglednicah, je strukturiranost nižja in je avtomatizacija mogoča šele po naložbi v sam sistem. Prav zato naloga, imenovana po nazivu, nikoli avtomatsko ne dobi enake ocene kot naloga v splošnem smislu: ocena je odvisna od sistemov in dogovorov, ki jih organizacija že ima vzpostavljene.
Uporaba tovrstnih sistemov se navezuje tudi na širše obveznosti. Pomislite na GDPR pri avtomatizaciji nalog, ker evidenca ur vključuje obdelavo osebnih podatkov, in na pismenost o AI kot obveznost za zaposlene, ki delajo s sistemom ali preverjajo rezultate. Če organizacija razmišlja o uporabi signalov iz evidence ur pri kadrovskih odločitvah, zanjo velja lasten zakonski okvir; to ni del te presoje naloge.
Ta stran ponuja splošno slikо za nalogo beleženja ur. Kako se to izkaže znotraj vaših lastnih sistemov in dogovorov, je mogoče ugotoviti s kratkim preverjanjem: brezplačni hitri pregled ftetoai obsega dvanajst vprašanj, ne zahteva računa in poda oceno, kateri del ur v vašem profilu je danes mogoče prepustiti AI. Celoten delovni pregled, ki se poglobi v posamezne naloge in procese, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.