Rejestracja godzin polega na zapisywaniu przepracowanego czasu na podstawie danych z odbicia karty (wejście/wyjście) lub ręcznego wprowadzania, aż do zatwierdzonej rejestracji godzin. Ta praca powtarza się w niemal każdej organizacji, często u pracowników działu hr i samych pracowników, z systemem rejestracji czasu jako źródłem.
Decydują trzy osie: ustrukturyzowanie, wolumen i zgodność z przepisami.
Ustrukturyzowanie osiąga tu maksymalny wynik. Odbicie karty przy wejściu i wyjściu daje uporządkowane, jednoznaczne dane: godzinę, numer pracownika, lokalizację. Nie trzeba interpretować, co oznacza dany moment zarejestrowania. Również ręczne wprowadzanie danych zazwyczaj ma ustalony format: godzina rozpoczęcia, godzina zakończenia, przerwa. To właśnie rodzaj danych wejściowych, które oprogramowanie dobrze przetwarza.
Wolumen jest również wysoki. Każdy pracownik codziennie odbija kartę przy wejściu i wyjściu, i dzieje się to systematycznie, przez cały rok. Zadanie, które często się powtarza i mało się zmienia, jest wyjątkowo odpowiednie do automatyzacji: zysk czasowy jest duży, ponieważ praca stale się powtarza.
Oś zgodności z przepisami wygląda jednak inaczej: osiąga niski-średni wynik, i to jest powodem, dla którego to zadanie nie może zostać po prostu w pełni oddane. Rejestracja godzin dotyka Ustawy o czasie pracy, ustaleń zbiorowych dotyczących nadgodzin i czasu odpoczynku, a także praw pracowników do kontroli i korekty własnych godzin. Błąd w rejestracji może mieć bezpośrednie konsekwencje dla wynagrodzenia lub naliczania urlopu. Dlatego potrzebny jest ludzki nadzór w momencie, gdy powstają odchylenia: pracownik, który zapomniał odbić kartę przy wyjściu, żądanie korekty, rozbieżność między systemem a planowaniem.
Zakres oceny jest tu niski, co jest korzystne dla automatyzacji: przy zapisywaniu momentu odbicia karty niewiele jest do rozważenia. Kontakt z klientem praktycznie nie odgrywa roli, ponieważ to proces wewnętrzny. Kreatywność nie ma znaczenia. Komponent fizyczny ogranicza się do samego momentu odbicia karty, który już jest obsługiwany przez sprzęt lub aplikację. Koszty błędów są umiarkowane: pojedynczy błąd w rejestracji można skorygować, ale systematyczne błędy w wypłacie godzin mogą się jednak kumulować.
Przykład: pracownik odbija kartę przy wejściu o 08.02 i przy wyjściu o 17.01. System automatycznie wylicza przepracowany czas, odlicza przerwę i przygotowuje wynik do zatwierdzenia. Ten proces — zapisywanie, obliczanie, przygotowywanie — system z RPA (robotic process automation) może już dziś obsłużyć. To, co pozostaje dla człowieka, to kontrola: czy rejestracja jest prawidłowa, czy jest odchylenie, czy trzeba ręcznie skorygować w przypadku usterki systemu rejestracji czasu lub zapomnianego odbicia karty.
To więc nie jest zadanie, które w całości przechodzi na AI, ani zadanie, które w całości pozostaje pracą ludzką. To zadanie, które przechodzi częściowo: zapisywanie i przetwarzanie automatycznie, zatwierdzanie i odchylenia z ludzkim nadzorem, który zatwierdza lub odrzuca z podaniem przyczyny.
Dwie kwestie mają tu decydujące znaczenie. Po pierwsze, wiarygodne połączenie z systemem rejestracji czasu: jeśli dane źródłowe nie napływają konsekwentnie, każda automatyzacja oparta na nich jest zbudowana na piasku. Po drugie, odchylenia muszą być automatycznie sygnalizowane do kontroli, tak aby pracownik nie otrzymał bez słowa wypłaty za nieprawidłową liczbę godzin. Ten nadzór nie jest kwestią dodatkową, lecz jest istotą tego, dlaczego to zadanie nie należy do kategorii 1.
Powyższy wynik zakłada standardową sytuację: stałe zatrudnienie, działający system rejestracji czasu, jasne ustalenia zbiorowe. W organizacji z dużą liczbą pracowników elastycznych, zmiennymi umowami lub złożonymi regulacjami dotyczącymi nadgodzin, oś zgodności z przepisami nabiera większego znaczenia, i potrzebny jest większy, nie mniejszy, ludzki nadzór. Również w firmach bez centralnego systemu rejestracji czasu, gdzie godziny są jeszcze prowadzone na papierze lub w osobnych arkuszach kalkulacyjnych, ustrukturyzowanie jest niższe, a automatyzacja jest możliwa dopiero po inwestycji w sam system. To właśnie powód, dla którego konkretne zadanie nigdy automatycznie nie otrzymuje takiej samej oceny jak zadanie w ujęciu ogólnym: wynik zależy od systemów i ustaleń, które organizacja już posiada.
Wdrożenie tego rodzaju systemów dotyka również szerszych obowiązków. Warto pomyśleć o RODO przy automatyzacji zadań, ponieważ rejestracja godzin przetwarza dane osobowe, oraz o kompetencjach w zakresie AI jako obowiązku dla pracowników, którzy korzystają z systemu lub kontrolują jego wyniki. Jeśli organizacja rozważa wykorzystanie sygnałów z rejestracji godzin przy podejmowaniu decyzji personalnych, obowiązują dla tego odrębne ramy prawne; to nie jest część niniejszej oceny zadania.
Ta strona przedstawia ogólny obraz zadania rejestracji godzin. Jak to wypada w ramach własnych systemów i ustaleń, można określić za pomocą krótkiego testu: bezpłatny quickscan ftetoai składa się z dwunastu pytań, nie wymaga konta i podaje wskazanie, jaka część godzin w danym profilu jest dziś możliwa do przejęcia przez AI. Pełny werkscan, który głębiej analizuje poszczególne zadania i procesy, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.