A pergunta sobre o que a IA pode fazer na sua empresa costuma ficar limitada a exemplos de outros lugares. Esta página mostra como o scan de trabalho responde a essa pergunta com os seus próprios dados: da admissão ao relatório, e o que uma repetição acrescenta mais tarde.
O senhor fornece o que já existe: descrições de funções, descrições de processos, registos de tempo, listas de tarefas ou exportações de sistemas que já registam o trabalho. Quanto mais fontes, mais detalhada a divisão em tarefas. Não é exigido um formato fixo; a ferramenta processa o que chega e pede complemento onde falte algo.
A admissão pode ser dividida entre várias pessoas. Uma direção não precisa de fazer isto sozinha: líderes de equipa ou chefes de departamento podem cada um preencher a sua própria parte, após o que a ferramenta junta as peças num todo. Isso não só poupa tempo, como também produz uma imagem mais completa do que quando uma única pessoa tenta reconstruir, a partir da sala da direção, o que exatamente acontece no chão de fábrica.
O tempo que esta etapa custa está principalmente na recolha da documentação existente. Onde esta está organizada, a introdução é rápida. Onde as funções nunca foram descritas por escrito, custa mais tempo defini-las primeiro antes de poderem ser introduzidas.
O que o senhor fornece é decomposto em tarefas individuais. Uma função não é uma unidade que a IA assume ou não; uma função consiste em dezenas de tarefas, e cada tarefa é avaliada separadamente. Essa é a diferença entre uma impressão e um resultado com o qual se pode trabalhar: veja também a explicação sobre o que é.
Essa avaliação ocorre com base em critérios fixos que são os mesmos para cada tarefa: a natureza do trabalho, o grau de repetição, a dependência de contexto ou de julgamento, e os dados necessários para executar a tarefa. Isto é trabalho de máquina: sem entrevistas, sem sessões, sem interpretação de um consultor que faça passar por ali a sua própria experiência de outras empresas. O resultado é determinado pelo conjunto de dados que o senhor fornece, processado segundo critérios que são transparentes.
Isso torna o resultado explicável. De cada tarefa é possível reconstruir por que foi avaliada como promissora, duvidosa ou inadequada, e com base em que características. Quem não confia na pontuação de uma tarefa pode verificar qual critério foi decisivo, e ajustar os dados de entrada em conformidade. Um resultado que não pode ser reconstruído não vale nada numa sala de direção; um resultado que pode ser reconstruído pode ser discutido e ajustado.
As tarefas são novamente reunidas ao nível em que o senhor as reconhece: por função, por equipa, por departamento. Em cada nível consta que parte do trabalho foi avaliada como promissora para a IA, que parte permanece duvidosa e que parte fica fora de consideração, com o cálculo do que isso significa em fte. Esse cálculo é apresentado com uma margem, não como um número fixo: o scan dá uma estimativa com base nos dados fornecidos, não uma garantia de resultado.
O relatório está estruturado em camadas. No topo está a conclusão ao nível da empresa, adequada para apresentar sem explicação adicional. Por baixo encontra-se a divisão por departamento e função, e na base encontram-se as tarefas com a sua avaliação e os critérios que a determinaram. Quem, na sala da direção, só precisa da camada superior, pode ficar-se por aí; quem quiser aprofundar, encontra a fundamentação uma camada abaixo, até ao nível da tarefa.
O relatório chega em formato digital, pesquisável e exportável, para que também possa ser usado fora da ferramenta: num memorando de direção, numa reunião com o conselho de trabalhadores, ou como anexo a uma decisão. Mais sobre a forma das conclusões encontra-se na página resultados.
O relatório é um dossier, não uma instrução. Não indica o que deve acontecer, apenas o que é possível e com base em que tarefas. O que o senhor faz a seguir é uma escolha que está fora do âmbito do scan: seguir um roteiro por conta própria, contratar um parceiro para partes específicas, ou entregar o relatório como base a uma parte que assuma a implementação. Todos esses caminhos partem do mesmo dossier; nenhum deles é obrigatório.
Um scan de trabalho é um registo num determinado momento. Os sistemas mudam, as tarefas deslocam-se, e o que no ano passado foi avaliado como inadequado pode, através de uma nova integração ou de uma nova versão de um sistema, tornar-se promissor. Uma repetição do scan, com dados atualizados, mostra o que se deslocou: quais tarefas passaram de duvidosas a promissoras, e que parte do potencial de fte calculado anteriormente já foi realizada ou ainda está em aberto.
Isso torna a repetição especialmente útil após um período em que algo efetivamente mudou: um novo sistema, uma reorganização, ou a primeira ronda de uma implementação que foi conduzida segundo uma das rotas. O segundo scan custa menos trabalho de pesquisa do que o primeiro, porque a estrutura básica de tarefas e funções já está estabelecida; o que resta é atualizar o que foi alterado.
Quem primeiro quiser entender por que as tarefas, e não as funções, são o ponto de partida, ou quiser ver como outras empresas usaram o resultado, encontra contexto na base de conhecimento.
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